يقول مبدأ باريتو أن 80% من النتائج سببها 20% من الأنشطة أو الأسباب، ويُعرف هذا المبدأ أيضاً بقاعدة 80/20. سنوضح في هذا المقال كيف يمكنك استخدام هذه القاعدة لتحديد أهدافك وترتيب مهامك حسب الأولوية حتى تتمكن من تحقيق أفضل النتائج.
ما هو أول شيء تفعله عندما تدخل إلى مكتبك صباحاً؟ معظم الناس يتناولون المشروبات التي تحتوي على الكافيين، ويتفحصون بريدهم الإلكتروني، ويحدّدون أولويات العمل. ولكن ما الأساليب التي تستخدمها لتنظيم مهامك؟ أحد هذه الأساليب هو اتباع مبدأ باريتو الذي يساعدك في تحديد المهام ذات التأثير الأكبر وترتيبها حسب الأولوية مما يزيد من إنتاجيتك على مدار اليوم.
ما هو مبدأ باريتو؟
ينص مبدأ باريتو على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب. وبعبارة أخرى، فإن نسبة صغيرة من الأسباب لها تأثير كبير، ومن المهم معرفة هذا المبدأ لأنه يساعدك في تحديد المهام أو الخطوات التي يجب القيام بها أولاً حتى تتمكن من تحقيق أقصى أثر ممكن.
من أين أتى مبدأ باريتو؟
مبدأ باريتو هو المفهوم الذي طوره الاقتصادي الإيطالي "فيلفريدو باريتو" عام 1895 بعد أن لاحظ أن 80% من الأراضي يملكها فقط 20% من السكان. كما لاحظ أيضاً أن 80% من الثمار التي تُنتجها حديقته كانت تأتي من 20% من النباتات. أفضل وصف رياضي لهذه العلاقة هو قانون توزيع القوة بين كميتين، حيث يؤدي التغيير في كمية واحدة إلى تغيير نسبي في الأخرى.
قاعدة 80/20 ليست معادلة رياضية رسمية، لكنها ظاهرة عامة يمكن ملاحظتها في الاقتصاد والأعمال وإدارة الوقت وحتى الرياضة. وهناك أمثلة عامة على مبدأ باريتو:
- 20% من النباتات تحتوي على 80% من الثمار
- 80% من الأرباح تأتي من 20% من العملاء
- 20% من اللاعبين يحرزون 80% من النقاط
كيفية تطبيق قاعدة 80/20
تنطبق قاعدة 80/20 على كل المجالات تقريباً، لكنها مفيدة بشكل خاص في مجال الأعمال والاقتصاد. هل هذا يعني أنك ستعمل بشكل أقل؟ ليس بالضرورة. بدلاً من ذلك يشجعك مبدأ باريتو على التركيز بشكل أكبر على الأشياء الأكثر أهمية، والتي تساعدك في الوصول إلى أهدافك. فيما يلي بعض الأمثلة حول كيفية تطبيق هذه القاعدة بشكل عملي:
الإنتاجية:
يمكنك تطبيق قاعدة 80/20 لترتيب المهام التي يجب عليك إنجازها خلال اليوم حسب الأولوية. الفكرة ببساطة هي أن 20% من هذه المهام ستؤدي إلى 80% من النتائج التي يمكنك تحقيقها في ذلك اليوم، ولذلك ينبغي عليك تحديد هذه المهام والتركيز عليها. قم بإعداد قائمة بكل ما يتوجب عليك إنجازه خلال اليوم. ثم حدّد أي من هذه المهام لها التأثير الأكبر. هل تتطلب منك إحدى هذه المهام التعاون مع زملائك في العمل؟ هل هناك أي مهام تعيق تقدم المشاريع؟ هذا ما يجب أن تفكر فيه بالدرجة الأولى.
عملية اتخاذ القرارات
قد تلجأ إلى تطبيق مبدأ باريتو من أجل اتخاذ أفضل القرارات أثناء حل المشاكلات. وعندما يكون هناك عدة أسباب لمشكلة واحدة، فإن مبدأ باريتو يساعدك في تحديد الحلول حسب الأولوية. فيما يلي بعض الخطوات حول كيفية القيام بذلك:
- حدّد المشكلات التي يواجهها فريقك؛ هذه هي المشكلات التي تحاول حلّها خلال عملية اتخاذ القرارات.
- حدّد أسباب هذه المشكلات؛ يمكنك اتباع نهج الخمس أسباب لحل المشكلات (The 5 Whys)، ابحث عن جميع أسباب المشكلات التي تحاول حلّها.
- صنّف مشاكلك إلى فئات متشابهة؛ إذا كانت بعض أسباب المشكلات التي تحاول حلّها تقع ضمن فئات متشابهة، فاستخدم ذلك كفرصة لوضعها في مجموعة واحدة، وهذا قد يساعدك في تحديد ما إذا كان حل واحد يمكنه حل مشكلات متعددة.
- قيّم كل مشكلة بناءً على تأثيرها على العمل. يمكن أن يكون التقييم بسيط مثلاً تحديد رقم من 1 إلى 10، أو يمكن أن يكون تقييم نقدي للإشارة إلى أهمية المشكلة.
- ضع خطة للتركيز على أهم 20% من المشكلات التي تؤثر على العمل. الفكرة هي أن حل واحد يمكن أن يحل مشاكل متعددة. حدّد المشاكلات الموجودة في مقدمة الـ 20% بناءً على التقييم الذي أجريته لكل منها. وبمجرد تحديد المشكلة الرئيسية، ضع خطة لإيجاد حل يمكن أن يؤدي إلى 80٪ من النتائج باستخدام استراتيجيات حل المشكلات.
مثال على كيفية تطبيق قاعدة 20/80 في عملية اتخاذ القرارات:
لنفترض أنك تعمل في شركة للتجارة إلكترونية. يمكنك الاطلاع على آخر 100 شكوى قدمها عملاء الشركة، ولاحظت أن الجزء الأكبر من الشكاوى سببها المنتجات التالفة. يقوم فريق العمل بحساب قيمة المبالغ المُستحق ردّها مقابل المنتجات التالفة لشركتك، وثم يكتشف الفريق أن نحو 80% من المبالغ المُستحق ردّها هي نتيجة المنتجات التالفة، لذلك ينبغي عليك أن تُعطي الأولوية لحل هذه المشكلة. يقرّر فريقك تحسين عمليات التعبئة والتغليف لحماية منتجات الشركة أثناء الشحن، مما يحل مشكلة البضائع التالفة.
إدارة الجودة
يُعد تحليل باريتو ومخطط باريتو من الأدوات الرئيسية المستخدمة في " معايير سيغما الستة" لتحسين وإدارة الجودة (Six Sigma). في منهجية سيغما ستة، يمكن أن يساعدك استخدام مخطط باريتو في تصوير بياناتك لتحديد الإجراءات حسب الأولوية. الهدف الرئيسي لمنهجية سيغما ستة هو تقليل مقدار التباين أو التفاوت في عملية ما بهدف زيادة كمية الإنتاج. وغالباً ما يتم استخدام مخططات باريتو في منهجية سيغما ستة لأنه يساعدك على تحديد غالبية الفروقات في عملية ما.
مزايا تطبيق مبدأ باريتو
أكبر ميزة لمبدأ باريتو هي أنه يمكنك تحقيق أفضل النتائج بأقل جهد ممكن. فيما يلي بعضاً من المزايا الأخرى لتطبيق هذا المبدأ:
- تحديد الأولويات لك ولفريق العمل
- زيادة الإنتاجية اليومية
- القدرة على تقسيم العمل إلى أقسام يمكن إدارتها
- التركيز بقدر أكبر
ولكن ما هي سلبيات تطبيق مبدأ باريتو؟
هناك تفسير خاطئ وشائع لمبدأ باريتو وهو أن 20% من الجهد كافي لتحقيق 80% من النتائج. ولكن هذا ليس هو الحال بالضرورة. إذ أن نسبة 80/20 لا تشير إلى مقدار الجهد الذي تبذله، ولكن تشير إلى الأسباب والنتائج التي تعمل عليها. الهدف ليس تقليل الجهود، ولكن تركيزها على جزء معين من العمل لإحداث تأثير أكبر. وبالتالي، لتحقيق 80% من النتائج، لا يزال يتعيّن عليك بذل 100% من الجهد في 20% من الأسباب التي يتطلب التركيز عليها.
الجانب السلبي الآخر لقاعدة 80/20 هو أن أعضاء الفريق يمكن أن يبالغوا في تركيزهم على المهام ذات الأولوية ويفقدون الرؤية لباقي المهام. فإذا قمت بالتركيز فقط على الأعمال والأنشطة الهامة، وأهملت المهام الأخرى الأقل أهمية، مثل قراءة البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى، فقد يتحول العمل إلى فوضى. يكمن التحدي في إيجاد التوازن الصحيح لاستخدام قاعدة 80/20 وإيجاد طريقة للقيام بباقي المهام الأقل أهمية.
ترجمة بيتنا أونلاين؛ المقال مترجم من https://bit.ly/3x9MMHJ
