هل تجد أنّك تكتب قائمة مهام وتتجاهلها فوراً؟ هل دائماً لديك قائمة مهام غير مكتملة؟ أنت لست وحدك.
سواءً كنت تعمل من المنزل نتيجة للحظر المفروض جراء أزمة فيروس كورونا، أو انتقلت مرّة أخرى إلى مكان عملك، لا بُدّ وأن تعرف أنّ إدارة الوقت بفعالية هي مفتاح النجاح في الاهتمام بمسؤوليات الأكثر أهمية. ومع ذلك، لا يزال الكثير منا يكافح من أجل تحديد أولويات العمل، ويشعر أنّه لا يستطيع إنجاز أية مهمة بشكل كامل حتى الآن.
هل تتساءل كيف يمكنك إنشاء قائمة مهام فعّالة وجيّدة؟ ستساعدك هذه الأساليب في إعداد قائمة مهام بشكل أفضل، والتي يمكن إنجازها بفعالية لتحديد ما عليك وكيف ومتى تفعله.
1. أعد قائمة تناسب جدولك الزمني:
يختلف الجدول الزمني لكل شخص، وقد يكون ما يناسبك لا يناسب شخصاً آخر. عند وضع "الهيكل الأساسي" لقائمة مهامك، ضع في اعتبارك أن تختار أفضل ما يناسبك أنت تحديداً. هل يجب عليك إنشاء قائمة مهام يوميّة أو أسبوعيّة أو كلتيهما؟ هل يجب عليك تضمين مهام العمل فقط أم المهام الشخصية أيضاً؟
اعتماداً على ما يناسب جدولك الزمني ومسؤولياتك، يمكن أن تتميّز قائمة مهامك بـ:
- قائمة بالمهام الدائمة والأكثر أولوية ومواعيدها النهائية.
- قائمة مهام يومية توضح بالتفصيل مهامك اليومية.
- تفصيل أسبوعي لما عليك فعله ومتى.
- تقويم شهري بالمواعيد النهائية والمهام الرئيسة.
يمكنك أيضاً الدمج ما بين القوائم المذكورة أعلاه من خلال إعداد قوائم مهام متعددة، كأن تكتب قائمة بالمهام اليومية والتقويم الشهري لكل منها. إذا كنت تجد صعوبة في الالتزام بالقلم والورق، يمكنك الاستفادة من أدوات إدارة المشاريع مثل Todoist وWunderlist، والتي تسّهل عليك تحديث قوائم المهام وإدارتها أثناء التنقل.
2. اتبع قاعدة 80/20:
قاعدة "80/20" تُعرف رسمياً باسم "مبدأ باريتو"، وتتلخّص القاعدة في اعتبار أنّ 80% من التأثيرات تأتي من 20% من الأسباب. بمعنى آخر، 20% من مهامك مسؤولة عن 80% من مخرجاتك. عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، فإنّ قاعدة 80/20 تدور حول تحسين استغلال وقتك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.
عند إعداد قائمة مهام، ضع في الحسبان هذه القاعدة واسأل نفسك:
- هل جميع المهام المذكورة في القائمة "المُهمة" مُهمة فعلاً بالنسبة لي؟
- هل أقضي الكثير من الوقت في مهام لا أنجز منها الكثير؟
- هل هناك مهام أقل أهمية يمكنني إزالتها أو تفويضها لأشخاص آخرين؟
- هل كل مهامي ضرورية لتحقيق أفضل النتائج؟
سيساعدك اتباع هذا المبدأ في تقليص قائمة مهامك، وتحديد المهام الأكثر أولوية والتي تؤدي إلى النتائج الأكثر أهمية.
3. درّب نفسك على تقسيم المطلوب وتجزئته:
التقسيم أو التجزئة هي عملية تقتضي تقسيم المشاريع كبيرة الأهداف إلى مهام أصغر يسهل إدارتها. هذه التقنية مفيدة بشكل خاص إذا كنت تشعر أنّ لديك قائمة مهام لا تنتهي أبداً، أو إذا كانت لديك مهمة كبيرة تحتاج إلى تنفيذها ولكنّك لست متأكداً من أين تبدأ.
استخدم أسلوب التقسيم والتجزئة في قائمة المهام الخاصة بك من خلال:
- تقسيم المشاريع الكبيرة إلى عناصر مهام منفصلة يسهل إدارتها "أي تقسيمها لأجزاء".
- إعطاء الأولوية لكل "جزء" بناءً على أهميته وضرورة إنجازه.
- التركيز على "جزء" واحد في كل مرة.
على سبيل المثال، لنفترض أنك بحاجة إلى كتابة تقرير يحتاج الكثير من العمق والدراسة، ابدأ أوّلاً بكتابة قائمة مهام بجميع المهام منفصلة أو مجزئة، والتي عليك فعلها لإنهاء التقرير وذلك وفقاً لأهميتها: البحث في الموضوع، وكتابة مسودة التقرير، ومراجعة شخص آخر للتقرير، وكتابة التقرير النهائي، وتجهيز مستند لجميع النتائج الأساسيّة للتقرير. يمكنك أيضاً تقسيم هذه المهام إلى مهام أصغر وأكثر تحديداً اعتماداً على مدى تعقيد المشروع.
4. مراجعة قائمة مهامك وتعديلها:
خصّص بضعة دقائق في بداية يومك أو في نهايته لمراجعة قائمة مهامك. إذا لاحظت أن قائمتك بقيت على حالها أو لم تكن مفيدة في إنجاز الأمور، عليك أن تُعدّل أسلوبك. قد يعني هذا تغيير تنسيق قائمة المهام، أو إعادة تقييم أهمية المهام، أو تفويض العمل للآخرين.
ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من How to write a better to-do list
