ككائنات بشرية، نحن معتادون على تقييم المخاطر؛ فهي جزء من آليات بقائنا. لكن تقليل المخاطر، والذي يُعرف أيضاً بتخفيف المخاطر، يمكن أن يكون له تأثير كبير على مدى نجاح المؤسسات بمختلف أشكالها.
لنتخيل سيناريو حيث لا تتوقف قيادة المؤسسة للتفكر في الأخطاء الماضية أو تغمر نفسها باستمرار في فرص جديدة دون النظر في كيفية تأثيرها على المؤسسة، بالتأكيد هذا لن يكون مستدامًاً!
لتقليل المخاطر بشكل فعال داخل المؤسسات، نحتاج إلى فهم أنواع المخاطر المختلفة وكيفية منعها. في هذه المقالة، سنستعرض أنواع المخاطر المختلفة، ونشارك أربع استراتيجيات لتخفيف المخاطر وبناء مشاريع مستدامة أكثر.
ما هو التخفيف من المخاطر؟
تخفيف المخاطر هو ممارسة تقليل تأثير المخاطر المحتملة من خلال تطوير خطة لإدارة أو القضاء على أو تحديد التحديات قدر الإمكان. بعد أن تقوم الإدارة بإنشاء وتنفيذ الخطة، فإنها ستراقب التقدم وتقيّم ما إذا كانت هناك حاجة لتعديل أي إجراءات.
باختصار، يصف تخفيف المخاطر الأساليب والتقنيات التي تهدف إلى خفض مستويات المخاطر إلى مستوى يمكن تحمله بالنسبة للمؤسسة.
على الرغم من أنه قد يكون مغرياً أن تأخذ صفحة من كتاب إدارة المخاطر لمنظمات أخرى، فإن خطتك لا بد أن تعتمد على استراتيجيتك التي تناسب مؤسستك.
أخذ الوقت لإنشاء خطة تخفيف مخاطر مخصصة قد يكون الفرق بين الحفاظ على علاقة قوية مع الممولين والشركاء أو فقدان الدعم. دعونا نلقي نظرة أقرب على ما ترغب في تحقيقه عند تخفيف المخاطر.
لماذا نخفف المخاطر؟
لسوء الحظ، تجاهل عوامل الخطر لن يجعل تلك المخاطر تختفي، والمضي قدماً بدون خطة قد يضر بعملك. لهذا السبب، فإن تخفيف المخاطر مهم.
مع خطة ملموسة تحتوي على عناصر عمل واضحة، يمكنك منع المخاطر من التحول إلى مشكلات تتفاقم أو حتى منع المخاطر تماماً.
هذا لا يحمل فقط فوائد ملموسة، مثل الحفاظ على استدامة برامجك، ولكنه أيضاً يحمل فوائد غير ملموسة، مثل المساعدة في الحفاظ على سمعة جيدة للاستقرار داخل المجتمع والداعم الداخلي والخارجي.
الأمر الأخير المهم. في استبيان حديث، قال ثلثا المشاركين/ات إن حجم وتعقيد المخاطر كانت بالقرب من أعلى مستوى لها خلال 14 عاماً لجميع أنواع المؤسسات، بينما وصف أقل من ثلث المشاركين/ات عمليات إدارة المخاطر الخاصة بهم بأنها ناضجة أو قوية.
يمكن أن تكلف هذه المخاطر التشغيلية وقتاً ومالاً وموارد ثمينة أخرى. إذا شعر الممولون أو الشركاء أن المخاطر مرتفعة جداً أو أنها تُدار بشكل سيئ، فقد يؤدي ذلك إلى إعادة تقييم الشراكات أو التمويل. لذا، فإن تخفيف المخاطر أمر ضروري، ولكن قبل أن تتمكن المؤسسة من تطوير خطة، تحتاج إلى معرفة المخاطر التي قد تواجهها.
ما هي أنواع المخاطر؟
قد تختلف المخاطر التي تواجهها المنظمات غير الحكومية عن تلك التي تواجهها مؤسسات أخرى أو صناعات مختلفة. ومع ذلك، تشمل بعض المخاطر الشائعة:
مخاطر تتعلق بالامتثال: عندما تنتهك مؤسسة ما القواعد أو اللوائح الخارجية أو الداخلية، فإن سمعتها أو ماليتها تكون في خطر. قد تواجه المنظمات غير الحكومية فقدان الدعم أو دفع غرامة بسبب خرق لوائح الامتثال.
المخاطر القانونية: وهي نوع من مخاطر الامتثال يحدث عندما تنتهك منظمة ما القوانين الحكومية. قد تواجه المنظمات غير الحكومية أيضاً دعاوى قضائية مكلفة.
المخاطر الاستراتيجية: نتيجة لاستراتيجية غير سليمة أو عدم وجود استراتيجية واضحة.
مخاطر تتعلق السمعة: خطر يمكن أن يؤثر سلباً على موقف المنظمة أو الرأي العام. يمكن أن تؤدي مخاطر السمعة إلى فقدان الدعم وتناقص الثقة بين الممولين والشركاء.
المخاطر التشغيلية: الأنشطة اليومية للمنظمة يمكن أن تستنزف مواردها. يمكن أن تسبب كل من الأنظمة الداخلية والعوامل الخارجية مخاطر تشغيلية.
والآن إليكم أهم الاستراتيجيات لتخفيف المخاطر:
نقل المخاطر: يتضمن نقل المخاطر تمرير عواقب المخاطر إلى طرف ثالث. بالنسبة للعديد من المنظمات غير الحكومية، قد يشمل ذلك الحصول على تأمين لتغطية مخاطر معينة. قد يتضمن نقل المخاطر أيضاً إدراجها في العقود مع الموردين أو شركاء للاستعانة بمصادر خارجية. إذا تأخر مشروع بانتظار مورد خارجي، على سبيل المثال، قد يواجه المورد عقوبات لأي خسارة في الموارد تتكبدها المنظمة. أيضاً، إذا كانت المنظمة لديها موظفون أو متطوعون من دول مختلفة، فإن مستشار الامتثال يمكن أن يساعد في دعم ومعالجة التحديات المرتبطة بتوسيع العمليات.
تقبل مخاطر: هذه الاستراتيجية تعني قبول المخاطر كما هي. قد يكون أن احتمال حدوث المخاطر ضئيل أو التأثير السلبي طفيف. أو قد يكون لدى المنظمة استراتيجية مستمرة لقبول المخاطر. مع قبول المخاطر، من الضروري مراقبة المخاطر بعناية لأي تغييرات في التأثير أو احتمالية حدوثها. قد ترغب أيضاً في الاستمرار في تقييم المخاطر ما إذا كان تحمّل عبء المخاطر وتقبلها لا يزال هو الأفضل.
تجنب المخاطر: في استراتيجية تجنب المخاطر، تتخذ تدابير لتجنب حدوث المخاطر من الأساس. قد يتطلب ذلك التضحية بموارد أو استراتيجيات أخرى لضمان تفعيل كل ما في وسع المؤسسة لتجنب المخاطر.
على سبيل المثال، قد تواجه المؤسسة خطرًا يتمثل في عدم القدرة على إكمال مهمة لمشروع مهم بسبب نقص المتخصصين. لتجنب هذا الخطر، يمكن توظيف عدة متخصصين احتياطيين في حال أصيب أحدهم بالمرض أو لم يكن متاحًا.
بالطبع، توظيف موارد إضافية سيؤثر بشكل كبير على الميزانية، لذلك يعتبر تقييم مدى إمكانية التنازل خطوة مهمة في هذه الاستراتيجية.
تقليل المخاطر : مع هذا النهج في التخفيف، بعد إكمال تحليل المخاطر، تتخذ خطوات لتقليل احتمالية حدوث الخطر أو تقليل تأثيره في حال وقوعه.
لنفرض أن مزانية المشروع محدودة وهناك خطر عدم القدرة على إكمال مشروع معين بسبب نقص التمويل، يمكن تقليل احتمالية حدوث هذا الخطر من خلال إدارة التكاليف بشكل استباقي ضمن الميزانية. في هذا السيناريو، يمكن اختيار خيار أرخص للمواد الخام أو تقليل نطاق المشروع لإكماله ضمن حدود الميزانية.
لقد حددنا أنواع المخاطر المختلفة وناقشنا عدة استراتيجيات لتخفيف المخاطر. الآن، حان الوقت لوضع ما سبق موضع التنفيذ ورؤية كيفية تخفيف المخاطر.
خطوات عملية:
يجب أن تكون خطوات تخفيف المخاطر عملية، وهذه الخطوات الخمس التالية ستساعد المؤسسة في إيجاد طريق للمضي قدماً خلال عملية تخفيف المخاطر. دعنا نقوم بتفصيلها:
- تحديد جميع المخاطر المحتملة: قبل تطوير أي خطة، يجب في تحديد أي خطر قد يؤثر على مشروعك أو عملياتك الأوسع. في هذه المرحلة، من المهم التعاون مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة الذين لديهم وجهات نظر متنوعة لتوفير أفضل فرصة لتحديد جميع المخاطر المحتملة. بالنسبة للمشاريع، يمكن أن تعمل الوثائق المتعلقة بالمشروع كمصدر قيم للمعلومات. راجع مشاريع مشابهة للحصول على تلميحات حول المخاطر المحتملة التي قد تواجهها.
- إجراء تقييم للمخاطر: الآن بعد الحصول على قائمة بجميع المخاطر المحتملة، حان الوقت لتقييمها من خلال تحليل احتمال حدوثها ودرجة التأثير السلبي الذي قد تواجهه المؤسسة. ستعتمد الإجراءات لكل خطر على الفئة التي تقع فيها بعد تقييم المخاطر. على سبيل المثال، قد تقرر المؤسسة قبول جميع المخاطر من فئة "المنخفضة"، وتقليل أو نقل المخاطر "المتوسطة"، وتجنب جميع المخاطر "العالية".
- معالجة المخاطر: في هذه المرحلة، تقوم المؤسسة بتحديد إجراءات التخفيف ووضع الاستراتيجيات. تأكدوا من تسجيل كل خطر، فئته، وإجراءات الوقاية التي تم اختيارها في سجل المخاطر. هذا المورد متاح لجميع أصحاب المصلحة للرجوع إليه وفهم الخطة والإجراءات التي يجب اتخاذها إذا لزم الأمر. سيساعد سجل المخاطر في منع الارتباك في المستقبل، مما يساعد الفريق على البقاء منظمًا ومتسقًا إذا حدثت مخاطر.
- مراقبة المخاطر بانتظام: الأنشطة ليست ثابتة والمشاريع تتغير بشكل متكرر. من الضروري مراقبة كل خطر بانتظام للتحقق من فئته واستراتيجية التخفيف. هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها إجراء مراقبة المخاطر. يمكن تحديد أوقات في الاجتماعات الأسبوعية أو اليومية لمراجعة المخاطر بسرعة. يمكن أيضاً استخدام أدوات إحصائية مختلفة - مثل منحنيات S - لتتبع تقدم المشروع وإبراز أي تغييرات في ملف المخاطر للمتغيرات الرئيسية، مثل تكلفة المشروع ومدة تنفيذه.
- الإبلاغ عن أي مخاطر محتملة: مشاركة المعلومات حول المخاطر وأفضل الممارسات وأساليب التخفيف يمكن أن تجعل استراتيجية تخفيف المخاطر أكثر فعالية. إبقاء المخاطر في مقدمة أذهان أصحاب المصلحة أمر هام لاتخاذ قرارات مستنيرة، وقد تكشف التقارير المنتظمة عن مخاطر أخرى لم يتم تحديدها بعد.
المصدر:
What is Risk Mitigation? 4 Useful Strategies to Mitigate Risk
