سواءً كان الأمر يتعلّق بطلب لوازم المكتب بدقة أو إدارة تخزين الملفات بشكل آمن، يبدو أنّ مدراء المكاتب يعرفون كل شيء عن التنظيم. إليك بعض الأشياء التي يفهمونها والتي ربما لا يدركها الكثير منّا.
1. من الأسهل تنظيم المكتب نيابةً عن الآخرين:
قد يكون من المزعج الاضطرار إلى تنظيم المكتب بعد الزملاء أو فعل هذا الأمر نيابةً عنهم، ولكن قد يكون فعل ذلك أسهل في بعض الأحيان. ليست كل بيئة مكتبية بسيطة، فهناك الكثير من العلاقات المعقدة داخل مكان العمل وآخر شيء يريده الشخص المنظم هو قضاء وقته الثمين في إخبار الآخرين بكيفية الحفاظ على المكتب منظماً.
2. عدم اللمس:
حتى وإن كانت نية الشخص جيد، يمكن لأي شخص تدمير مكتب منظم تماماً دون أن يدرك ذلك. من المهم وضع قواعد لمكتبك إذا كنت من النوع الذي يحب أن يبقى كل شيء في مكانه.
3. القرطاسية تجعل كل شيء جيداً:
يعد الاحتفاظ بالأوراق معاً أكثر متعة باستخدام مشابك الورق الجديدة، كما ويُحسّن ذلك تدوين الملاحظات عند استخدام قلم جميل.
4. هناك تنظيم أفضل من مجرّد حفظ الملفات فقط:
في حين أنّ نظام الملفات الجيد مهم، إلا أنّ التنظيم لا يقتصر على ذلك فقط. يتعلق الأمر بتوفير مكان لكل شيء ووضع خطة للمكتب، بغض النظر عمّا سيوجد لاحقاً.
5. التخزين المناسب مهم جداً:
إذا كان لكل شيء مكان، فسيكون من السهل جداً الحفاظ على الأشياء منظمة ومرتبة؛ وبالتالي فإنّ التخزين المناسب مهم جداً. ممّا لا شكّ فيه أنّ المكتب سيكون في حالة من الفوضى العارمة في حال عدم وجود خزانة ملفات في الزاوية، وينطبق الأمر نفسه على الصناديق والأدراج الصغيرة التي تحتوي على أشياء مهمة.
يعرف مدير المكتب الجيد أنّه في بعض الأحيان تحتاج الأعمال الورقية إلى تخزينها بشكل آمن وخارج الموقع.
6. يعرفون كيف يقولون لا:
لا، لا يحتاج المكتب إلى طابعة ثانية. لا، لسنا بحاجة إلى ذلك على الحائط. لا، لا نحتاج إلى 15 كتالوجاً مُعداً بالتصميم نفسه.
7. لا يتعلّق الأمر بالكمال والمثالية:
أن تكون منظماً لا يعني الكمال والمثالية، إنّه يتعلق بالتطبيق العملي. المكاتب جيدة التنظيم أسهل في الاستخدام، فعندما يكون كل شيء منظماً وفي مكانه سيسهل العثور عليه عند الحاجة إليه. قد يرى الآخرون هذا على أنه نزعة للكمال والمثالية، لكنهم بالتأكيد سيفتقدونه إذا لم يكن موجوداً.
8. لا يوجد شيء يُدعى "متفرقات":
من السهل تنظيم الأشياء الواضحة مثل سجلات العملاء، ولكن الأشياء الصغيرة هي التي قد تُسبّب الفوضى. إذا كان لديك مجلد أو صندوق متنوع، فكل ما لديك هو منطقة منفصلة لجمع الفوضى والأشياء العشوائيّة.
9. التخطيط مهم جداً:
كونك منظماً يعني أن تكون منظماً ومخططاً جيداً في كل شيء. سواءً أكنت تنظم الجماهير أو تخطط فقط لقائمة مهام لليوم التالي، فمن المهم أن تفكر قبل أي شخص آخر ببضع خطوات.
10. كل شيء يتعلّق في التفاصيل:
هذه التفاصيل الصغيرة قد تكون أشياء بسيطة (مثل الملصق المرمز بالألوان)، وتخصيص مكان لكل شيء، وتجهيز نظام المجلدات الأكثر تنظيماً على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يميل الأشخاص المنظمون إلى رؤية الأشياء بشكل مختلف، ويمكنهم الاهتمام بالتفاصيل الصغيرة التي تجعل حياة الجميع أسهل.
ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من 10 Things Office Managers Understand About Being Organized
