.jpg)
أثارت إحدى التغريدات على موقع تويتر اهتمامي منذ فترة حول موضوع مهم جداً بالنسبة للأشخاص المتخصّصين في إعداد الاجتماعات وورش العمل وتيسيرها، ولكنه لا يُحظى دائماً بالاهتمام المناسب. السؤال الذي طرحه إحدى الميسّرين في هذه التغريدة هو ما يلي:
"خلال ورش العمل، أحاول دائماً التركيز على مستوى طاقة المشاركين، والتأكّد من سير الجلسة بوتيرة ثابتة مع فواصل راحة بين الحين والآخر. لكن كيف يمكنني الحفاظ على طاقتي أثناء العمل لتجنّب الإرهاق التام في صباح اليوم التالي؟"
تُعتبر مهارات التيسير إحدى أهم المهارات للقادة والأعضاء، فهي المهارات "العملية" التي يستخدمونها لتوجيه وقيادة أجزاء أساسية من العمل المُنظّم مع مجموعات من الناس، كالاجتماعات، وجلسات التخطيط، وتدريب الأعضاء.
سواء كان اجتماعاً (كبيراً أو صغيراً) أو دورة تدريبية، ينبغي أن يقوم شخص ما بتصميم عملية العمل الجماعي وتوجيهها من أجل تحقيق الغايات وإنجاز الخطط. وبينما تقوم مجموعة من الأشخاص بوضع جدول الأعمال وتحديد الغايات، ينبغي أن يركّز شخص واحد على كيفية تناول جدول الأعمال وتحقيق هذه الغايات بطريقة فعّالة؛ وهذا الشخص هو ما نسمّيه بـ "الميسّر".
سأشارك في هذا المقال بعض الأفكار حول كيفية إدارة طاقتك كميسّر، وسأسرد الخبرات التي اكتسبتها خلال تيسير الجلسات القصيرة وورش العمل الطويلة التي تستغرق عدة أيام.
1 – التعاون مع ميسّر مشارك
بإمكان الميسّر المشارك التحضير للجلسة وإدارتها واستخلاص المعلومات منها، وبالتالي يتم تقسيم العمل والتخفيف من الضّغط على ميسّر الجلسة الأساسي. ولكن هذا لا يعني حرفياً التعاون في كل مهمة وكل تمرين، ولكن من خلال توزيع أنشطة وتمارين الجلسة، تُتاح لكِلا الميسّرين الفرصة لأخذ قسط من الراحة والاستعداد بهدوء للخطوة التالية. ومن المُحتمل أن يصبح العمل أكثر سلاسة إذا عمل كِلا الميسّرين مع بعضهما بشكلٍ متكرّر.
2 – فكر ملياً قبل التعاون مع ميسّر مشارك
نعم! قد يتعارض هذا بالتأكيد مع نصيحتي السابقة، ولكن الفكرة الأساسية هي أن العمل قد "يصبح أكثر سلاسة عندما تتعاون مع نفس الميسّر بشكلٍ متكرّر". ولكن عندما تبدأ العمل مع ميسّر مشارك لأول مرة، فقد يؤدي الأمر إلى استهلاك قدراً أعلى من الطاقة، لأنك ببساطة لم تقم بتطوير أي آليات تعاون مشتركة، وبالتالي أنت لم تختبر أسلوب التيسير الخاص بِكما. إذا كان الهدف هو إدارة طاقتك بشكل جيّد، فهذا بالتأكيد أمر يجب أن تكون على دراية به.
3 – التحضير المُسبق للأمور اللوجستية وترتيبات الجلسة
ما أفعله دائماً هو تفقُّد مكان انعقاد الجلسة مُسبقاً، بغض النظر إذا كانت مدّتها ساعة واحدة أو إذا كان الحدث عبارة عن ورشة عمل لمدة يومين أو أكثر، ممّا يجنّبني التعامل مع أي مفاجأة أو أمر طارئ في اللحظة الأخيرة. تحضير المكان أمر ضروري، وهذا يشمل تحضير الطاولات والكراسي والألواح الورقية والميكروفونات والأجهزة السّمعية البصرية وتفقد تكييف الهواء، إلخ. وبالتالي يمكنني أن أكون حاضراً بشكلٍ كامل عند بدء الورشة أو الاجتماع، واستقبال المشاركين بهدوء وروّية، دون استنزاف طاقتي في تدارك أمور مفاجئة.
4 – وضع اتفاقيات عمل واضحة
قم بوضع اتفاقيات عمل واضحة حول تواجدك كميسّر. فأنا استغل استراحات شرب القهوة لتفقد تقدّم الجلسة وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تعديلات. غالباً ما تكون الاستراحات بالنسبة للمشاركين فرصة للدردشة معك أو طرح الأسئلة أو مواصلة النقاش حول أمرٍ ما. ولمنع حدوث ذلك، حاول أن توضّح بلطف بأنك لست متاحاً للنقاش أثناء الاستراحات. ربما لا تريد أن تفعل شيئاً بحدّ ذاته خلال الاستراحة، ولكن يمكنك استغلال الفرصة للتفكير بهدوء حول الخطوات التالية.
بالإضافة إلى ذلك، أقوم عادةً بوضع اتفاقية عمل مشتركة؛ وهي: "عندما يريد أحد المشاركين طرح الأسئلة، ينبغي أن يطرحها أولاً على المشاركين الآخرين". أقوم بتوضيح هذه الاتفاقية البسيطة أمام المشاركين كي يُدركوا أنها فرصة لتحفيز النقاشات فيما بينهم، ولإعطائي فرصة للتركيز على باقي تفاصيل الجلسة.
ولكي أكون واضحاً أكثر، ما أقوله هنا لا يعني عدم رغبتي بالتحدّث مع المشاركين أثناء الاستراحات. أنا ببساطة اتنقل بين المشاركين وأتواصل مع الأشخاص الذين ألاحظ أنّ لديهم سؤالاً في أذهانهم.
5 – استخدام الهياكل التحريرية
هناك خمسة "هياكل تحريرية" (Liberating Structures) تقليدية رئيسية نلجأ إليها خلال عملنا ضمن المجموعات: وهي العروض التقديمية، المناقشات المُدارة، تقارير الحالة، المناقشات المفتوحة والعصف الذهني.
تُدخِل الهياكل التحريرية تحوّلات صغيرة في الطريقة التي نلتقي بها ونخطّط ونقرّر ونتعامل مع بعضنا البعض. الهياكل التحريرية عبارة عن مجموعة خطوات سهلة التعلّم، وتعزّز التنسيق والثقة والمشاركة ضمن المجموعات من أي حجم، ممّا يسهل عملية إشراك الجميع وإطلاق العنان لتبادل الأفكار.
تم تصميم الهياكل التحريرية لاحتضان فكرة ضبط الجلسة وإشراك عدداً أكبر من الأشخاص في تشكيل الخطوات اللاحقة. الفوائد؟ الابتكار، والشمول، والمشاركة، والوضوح، والمتعة.
الهياكل التحريرية هي مهارات يتعلّمها "المشاركون" وليس الميسّرون. قد يكون دورك هو إتاحة الفرصة، وتقديم دعوة واضحة، وشرح الخطوات الأولى، ولكن دع المشاركين يكملون ما بدأته.
6 – تهيئة الفرصة لإشراك الجميع في الرسم والتلخيص وتدوين الملاحظات
من وجهة نظري المتواضعة، إذا كان الميسّر هو الشخص الأكثر انشغالاً بين الحاضرين، فهناك خطأ ما في الطريقة التي يعمل بها. فأنا أقوم دائماً بنقل مسؤولية "القيام بالأشياء" إلى المشاركين؛ مثل الرسم والتلخيص وتدوين الملاحظات وما إلى ذلك. هدفي هو مساعدة المجموعة على تحقيق الغاية من الجلسة، وهذا غالباً ما يتطلّب القدرة على الملاحظة والتكيّف. إذ لا يمكنني القيام بذلك عندما أكون منشغلاً بتلخيص المناقشات. ولذلك أُفضّل أن أنقل أكبر عدد مُمكن من المهام إلى المجموعة، وهذا في الواقع يفيدهم أيضاً. فعندما يقوم المشاركون بالرسم والتلخيص وتدوين الملاحظات، يصبحون أكثر تفاعلاً فيما بينهم، وأكثر انخراطاً بمجريات الجلسة ومواضيعها.
7 – تحديد التوقعات مع الحضور حول دورك كميسّر
هذه النصيحة مرتبطة بالتي سبقتها، لكنّها مهمة جداً ويجب ذكرها بشكلٍ منفصل. الميسّر هو دليل يساعد الناس على تناول عملية ما معاً، وليس مرجع الحكمة والمعرفة. وهذا يعني أن وظيفة الميسّر لا تكمن في إعطاء الآراء بل في استنباط آراء المشاركين وأفكارهم. ولكن قد تميل كميسّر إلى الانخراط في نقاشات حول المواضيع المألوفة بالنسبة لك. وعندما يحدث هذا، فأنت لم تعد ميسراً بعد الآن، وإنمّا مشاركاً آخر؛ وهذا ليس خطأ. ولكن من المهم تحديد التوقعات بشكلٍ مسبق. يجب أن يكون دورك محايداً. إذ قد يعُم الارتباك عندما تشارك رأيك بشكلٍ مفاجئ، وتوجّه المحادثة باتجاه مختلف تماماً. على أيّ حال، يمكن أن تجري الأمور بسلاسة طالما أنك واضح مسبقاً بشأن هذا الأمر، ولكن التعامل مع حالات الارتباك المفاجئة تتطلّب الجهد والطاقة، وبالتالي ينبغي أن تتجنّبها.
8 – لا تنسى أهمية الطعام والشراب
هل ينبغي أن نوضح أكثر؟ ربما لا، ولكن ربما ينسى الميسّرون في بعض الأحيان تناول الطعام وشرب الماء والقهوة. وبما أن استراحات القهوة غالباً لا تكون فترات راحة للميسّرين، فمن السّهل أن ينسوا تناول الطعام والشراب. وهذا أمر لا ينبغي الاستهانة به أبداً. أنا أُحضر دائماً زجاجة مياه وبعض الوجبات الخفيفة الصّحية، وعندما تنشغل المجموعة بالتمارين، أحاول تناول الطعام وشرب الماء واستعادة طاقتي بشكل سريع خلال الجلسات أو أثناء الاستراحات.
9 – احجز غرفة في فندق
هذه النصيحة فاخرة بالتأكيد، ومهمة جداً للحفاظ على طاقتك كميسّر، إلّا أنه من الصّعب الالتزام بها بشكلٍ دائم. ولكن هذا ما أقوم به خلال ورش العمل التي تستغرق يومين أو أكثر. من الناحية المثالية، هذا سيتيح لي إمكانية البقاء قرب مكان الورشة، وبالتالي الوقت الكافي لترتيب القاعة –انظر النصيحة 3.
بالإضافة إلى ذلك، سأتمكن من استخلاص المعلومات ومعالجتها في اليوم الأول والاستعداد بشكلٍ كامل لليوم الثاني أو الثالث، دون الشعور بالإجهاد المُفرط وإضاعة الوقت في التنقل من وإلى مكان الورشة.
10 – خذ استراحة غداء طويلة
خلال ورشة عمل ليوم كامل، أقوم دائماً بتخصيص ساعة كاملة وربما أكثر لتناول الغداء وأيضاً للذهاب في نزهة قصيرة على الأقدام.
يحتاج كل شخص إلى فترات راحة كافية لخلق مساحة ذهنية لبقية اليوم. حالما تشعر أن المشاركين بحاجة إلى استراحة، فربما يحتاجون لها بالفعل، ولذلك ليس من الضروري الاستمرار في العمل وفقاً لجدول أعمالك، فهذا غير مجدٍ. أحياناً، ستبرز مسائل مهمّة جداً في الاجتماع، وستأخذ وقتاً أطول بكثير ممّا اعتقدت. وأحياناً، لا يكون أي شخص قد فكر فيها على الإطلاق. فقد تتجاوز الوقت المحدّد أو تضطَر إلى تعديل جدول أعمالك لمناقشتها. احرص على حصولك على موافقة المجموعة على ذلك قبل العمل بجدول الأعمال المعدَّل. إذا لزم الأمر، اطلب استراحة تدوم خمس دقائق للاجتماع مع القادة أو المشاركين الرئيسيين من أجل بحث كيفية معالجة المسألة وكيفية إعادة تنظيم جدول الأعمال. استعد لتقديم جدول أعمال بديل والتخلّي عن بعض البنود إذا لزم الأمر.
11– تخصيص 10-15 دقيقة للتأمل أو لأخذ غفوة قصيرة
نعم! وهذه فائدة أخرى من استراحة الغداء الطويلة، فهي تمنحني الفرصة لأخذ قيلولة أو ممارسة التأمل. إذا أُتيحت لك الفرصة لحجز غرفة في فندق، يمكنك ببساطة الذهاب إلى غرفتك لأخذ غفوة قصيرة، أو الخروج أو الجلوس على كرسي أو على العشب والتأمل هناك. إنها وصفتي السّرية الخاصة لاسترداد الطاقة؛ لماذا لا تجرّبها؟!
كيف تدير طاقتك خلال التيسير عن بُعد عبر الإنترنت؟
تنطبق معظم النصائح المذكورة أعلاه على تيسير الاجتماعات والتدريبات عن بُعد عبر الإنترنت. أنا أوصي بالتعاون مع ميسّر مشارك عندما يكون العمل مع مجموعات كبيرة.
شخصياً، أنا أفضّل تيسير جلسات لا تتجاوز مدّتها 4 ساعات كحد أقصى، ولا أدير جلسات عن بُعد ليوم كامل أو حتى ورش عمل لمدة يومين، إذ لا يمكنني البقاء متصلاً بالإنترنت لفترات طويلة وأحتاج إلى وقت بعيداً عن الشاشة لاسترداد طاقتي وقدرتي على التركيز .
ترجمة بيتنا أونلاين؛ المقال مترجم من https://bit.ly/3nEvuQG
