سواءً كنتَ تقدّم عرضاً أمام مجلس الإدارة، أو تجري مراجعة دورية مع كبار المدراء في شركتك، فهناك فن وعلم للتواصل مع القادة والإداريين التنفيذيين.
بالطبع نشعر كلنا بتخبطات معدتنا عندما يحين وقت تقديم عرض أمام شخص ما أو مجموعة من الأفراد المهمين في الشركة بغض النظر عن مستوياتهم العليا في الإدارة، فقد يكون لهؤلاء الرجال والنساء سلطة كبيرة في الشركة، مما يجعل احتمال الإخفاق في هذا الاجتماع مرعباً. ورغم أنّه قد يصعب أن لا تشعر بهذه التخبطات في معدتك مع تقدم حياتك المهنيّة وتتطوّر هذه الاجتماعات من الإدارة الوسطى لتكون مع الإدارة التنفيذية العليا، إليك أهم النصائح لتنجح في جميع عروضك التقديمية التي تقدمها:
1. ابدأ بتحديد الهدف الأساسي من هذا العرض التقديمي:
عليك أن تستغل كل فرصة تُعرض عليك في الشركة، حتى وإن كُلفت بالاسم فقط لتقديم معلومات، أو تقديم مادة روتينية، وفكّر في عنصرين أو ثلاثة من الأشياء التي تريد أن تعلق في الأذهان. وبدلاً من أن تنظر لهذا النوع من الاجتماعات الروتينية المهمة على أنّها وسيلة لمشاركة المعلومات فقط، عليك أن تنظر إليها على أنّها طريقة ووسيلة لتشكيل مستقبلك في الشركة.
فضلاً عن ذلك، حدّد هدفين أساسييين في ذهنك، لتوجيه العرض التقديم والمحتوى ضمن هذين الهدفين. أمّا إذا كان هدفك هو أن يكون لديك نقطة واحدة "ثابتة" في أذهان الجمهور، فمن غير المرجح أن تقدم عشرات الشرائح في محاولة لتغطية جميع جوانب الموضوع.
2. افترض أنّ الجميع يتمنى لك النجاح:
عند تقدّم محتوى لشخص ما ففي الغالب إنّ الجمهور يريدك أن تنجح، إلا في حالات استثنائية. بعد كل شيء، إذا فشلت في نقل المادة أو النقاط المهمة، فلن تكون قد فشلت فحسب، بل أضعت وقت الجمهور أيضاً. في المرة القادمة التي تكون فيها في الطرف المتلقي للعرض التقديمي، لاحظ أن معظم الجمهور ينخرط بسعادة خلال الدقائق القليلة الأولى، على أمل أن يكون المحتوى والتسليم مفيداً وجذاباً.
هذا صحيح لا سيّما في العروض التقديمية للمستويات العليا في الإدارة، حيث تزيد قيمة الوقت لهؤلاء الأشخاص، ولذلك عليك الاستفادة من تلك الدقائق القليلة الأولى من حديثك للتفاعل وإثارة الاهتمام/ ومن المحتمل أن "تمتلك الغرفة" لبقية الوقت.
3. ضع نفسك مكان المدير التنفيذي:
واحدة من أكبر الحيل التي يقع فيها العديد من التقنيين هي رؤية العالم من خلال عدسة التكنولوجيا. عندما تقدّم عرضاً تقيديمياً، لا سيّما للمدراء التنفيذيين غير المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات أو أعضاء مجلس الإدارة، فإنّهم يحاولون رؤية العالم بصورة أكبر، ويحاولون على الأرجح تحديد كيفية تأثير التكنولوجيا على هذه الرؤية أو يمكن دمجها فيها.
حاول وضع نفسك مكانهم وشاهد كيف يتناسب المحتوى الذي تقدمه مع عرضهم الأكبر. ما هي اهتماماتهم؟ وكيف يمكن للموضوعات التي تغطيها تعزيز هذه الأهداف؟ كلما تمكنت من تخصيص المحتوى الخاص بك للجمهور ومخاوفهم، زاد صدى ذلك.
4. فكّر في الصورة الكبيرة وكُنْ جريئاً:
نظراً لأنني دربت التقنيين على تقديم هذه الأنواع من العروض التقديمية، فغالباً ما أتفاجأ بمدى ضعف نظرهم. غالباً ما يشاركون بين أقرانهم خططاً تفصيلية حول كيفية تحسين الشركة من خلال التكنولوجيا، ولكن بعد ذلك عند التفاعل مع الأشخاص الذين يمكنهم بالفعل تحريك أدوات المؤسسة، فإنهم يقدمون تقييمات فاترة حول ما يمكن فعله.
عندما تفكر في أهداف العرض التقديمي وتضع نفسك مكان المدراء التنفيذيين، لا تخف من تقديم توصيات جريئة يمكن أن تكون ناجحة إذا تبناها أشخاص أعلى منك في الشركة بعدّة مستويات. ضع قائمة بالتوصيات الجريئة التي قدمتها سابقاً وندمت عليها في الماضي، وإذا كان أي منها ذا صلة بالمحتوى الذي تقدمه، فلا تخف من وضع البطاقات على الطاولة وتقديمها كرؤى جريئة وخطط عمل محتملة.
بدلاً من أن ترى هذه المهمة شاقة ومدمرة للأعصاب، والتي تٌسلّط الضوء عليك ويُتوقّع منك أن تُنجزها بأفضل شكل، انظر إليها على أنّها فرصة ذهبية. ستحظى باهتمام كامل من الأشخاص المعتمدين على توجيه مسار الشركة، وهي فرصة نادرة للمساعدة في تشكيل صنع القرار الخاص بهم، والمساعدة في نهاية المطاف في تشكيل مستقبلك الخاص في الشركة.
ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من How to give an important presentation with confidence
