تجد الأبحاث الحديثة إنّ التواصل الكتابي والشفهي يشمل 90% من جميع المعاملات التجاريّة في المشاريع والأعمال. التواصل الواضح والفعّال يُعدّ واحداً من أهمّ مجالات إثبات وجودك سواءً أكان ذلك خلال حديث قصير أو إذا كنت تنهي أكبر صفقة في حياتك المهنيّة في شركتك الحاليّة، ولذلك يجب عدم التغاضي أو الاستخفاف بهذا الأمر، والذي قد يكون مفتاحك السحري لكي تصبح مديراً أو تنجح في أي مستوى وظيفي أنت فيه الآن.
يمكن تعريف التواصل الفعّال في أبسط مستوياته بأنّه تبادل الأفكار والمعلومات والأفكار والرسائل بين الناس أو المجموعات، لكنّه لا يُعدّ تواصلاً إذا لم تصل الرسالة بشكل صحيح ومفهوم. قد يكون التواصل لفظياً، وغير لفظي، وكتابياً، ومن خلال السلوك، وكذلك من خلال الاستماع واستخدام الملاحظات.
بغض النظر عن ماهية الجمهور المخاطَب، قد يكون إتقان فن الاتصال والتواصل مهمة شاقة وصعبة. ستجد تالياً سبع خطوات فعّالة للتواصل الواضح والجيّد حتى في أصعب الحوارات والمحادثات:
1. التزم بالرسالة:
عليك أن تكون واضحاً تماماً بنوعية الأفكار التي تحاول التعبير عنها، أو الرسالة التي تحاول نقلها لشخص أو مجموعة أخرى. فكّر في الأمر الأكثر ضرورة بالنسبة لك وترغب في أن يفهموه جيداً.
2. اجعل الحوار محادثة ثنائية الاتجاه:
حاول أن تسمع الآخرين حقاً وتفهم طبيعتهم. اسأل نفسك: ما الذي يحاولون قوله؟ وما هي الرسائل التي يحاولون إيصالها إليك؟ وهل أفهمهم حقاً؟ انتبه لما قيل وما لم يُقَل أيضاً.
3. افهم الموضوع بأكمله:
اسأل نفسك دائماً: هل ما أقوله منطقي؟ وهل التعليقات التي أتلقاها منطقية؟ وما هو المنظور الذي يحاول الآخرون التعبير عنه؟ وهل من المنطقي أن يملكوا المنظور الذي يرونه؟
عندما يكون كلا الطرفين في المحادثة قادرين حقاً على القول إنّهما يفهمان بعضهما، وأنّ ما يُقال منطقي، سيكون عندها التواصل واضحاً وفعّالاً.
4. اعلم أنّك المسؤول عن أي فشل في التواصل:
تذكر، بصفتك المتصل الأساسي، فأنت مسؤول بشكل كامل عن فهم الشخص الآخر عند التواصل. بعبارة أخرى، إذا كنت لا تشعر بأنّك مفهوم، فأنت لم تفلح في التواصل. عليك إعادة توصيل موقفك للتأكد من الاستماع إليك بشكل صحيح.
5. هل تستمتع إليهم الآن؟
هل تسمع حقاً ما يقوله الآخرون؟ إن الاستماع حقاً يتطلب انتباهك الكامل، والقدرة على الرد بما سمعته منهم تماماً.
6. التكرار، ثُمّ التكرار، والتكرار:
هناك طريقة فعالة حتى تتأكّد بأنّ الآخرين الذين تتواصل معهم يفهمون بالضبط ما قيل لهم، ألا وهي بمطالبتهم بتكرار ما قيل لهم أو طُلِب منهم. أنت بحاجة إلى التأكد من أن جمهورك قادر على تفسير شرح واضح لما طُلب منهم حتى تضمن النتائج وردود الأفعال التي تريدها.
7. احترم جمهورك كما تحترم نفسك:
حتى تنجح في التواصل الواضح والفعّال، عليك أن تدرك أولاً أن الرسالة التي تحاول إيصالها لا تتعلق بك وحدك أو بما تريد، وإنّما يتربط الأمر بما تقدمه الرسالة للجمهور المستمع لك.
عليك الإيمان برسالتك والاهتمام بصدق بالاحتياجات ووجهات النظر الفريدة لأولئك الذين تتواصل معهم إذا كنت تريد حقاً أن تُسمَع جيداً. بالنهاية فإنّ هؤلاء الأشخاص خصصوا من وقتهم حتى يستمعوا لك، ولذلك من المهم أن تدرك ما يقولونه وأن تحترم وجهات نظرهم المختلفة بناءً على الموقف والدوافع والاحتياجات.
ليس من الصعب تحقيق الفوائد اللامتناهية للتواصل الواضح والفعال طالما أنّك تُقدّم رسالة بسيطة بما يكفي لفهمها، ومثيرة للاهتمام بما يكفي لتذكرها، والأهم من ذلك، أن تكون محترمة بما يكفي للآخرين حتى يحترمونها هم في المقابل؛ وبذلك ستنجح حتماً وتتقن فن الاتصال.
ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من Seven Steps to Clear and Effective Communication
