الوصف الوظيفي لسكرتير ثنائي أو متعدد اللغة

هديل البكري


تاريخ النشر 2021-07-27

عدد المشاهدات 221

أقل من دقيقة للقراءة

الوصف الوظيفي لسكرتير ثنائي أو متعدد اللغة

يحصل السكرتير ثنائي اللغة أو متعدد اللغات على وظيفة لاستخدام مهاراتهم اللغوية الأجنبية والتي تفيد ضمن مجموعة متنوعة من الأغراض الإدارية والسكرتارية.

يتخصص العديد من هؤلاء الأشخاص متعددي اللغات في صناعة معينة، مثل صناعة الأدوية.

يعمل السكرتير والمساعد الشخصي ثنائي أو متعدد اللغة على تنفيذ الأعمال الإدارية، وكما يوحى مسماهم الوظيفي فإنّهم ينجزون مهامهم بأكثر من لغة واحدة.

المسؤوليات النموذجية للوظيفة تشمل ما يلي:

  • الرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الرسائل بلغة أجنبية.
  • تنظيم الاجتماعات وإدارة اليوميات.
  • حجز عمليات التنقل، والإقامة للزيارات الخارجية والزوار الدوليين (إدارة مسارات السفر).
  • ترجمة المستندات من الإنجليزية إلى اللغات الأجنبية (أو حسب اللغة الأم واللغات الأخرى التي يتقنها).
  • تنفيذ بعض عمليات الترجمة.
  • التعامل مع المراسلات الأجنبية.
  • استقبال العملاء وتحيتهم.
  • كتابة التقارير وتجميعها.
  • مراجعة وتسجيل المصاريف
  • الإيداع.
  • إدارة قواعد البيانات.
  • تعيين صغار الموظفين، وتدريبهم، والإشراف عليهم.

يمكن أن تشمل الوظيفة أيضاً بعض الواجبات المحددة ضمن قطاع العمل الذي يعمل فيه صاحب العمل: على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في شركة تصنيع، فقد تتضمن وظيفتك إنجاز بعض أعمال ضمان الجودة أو التدقيق؛ ولهذا السبب ينتهي الأمر بالعديد من السكرتيرات ثنائيي اللغة أو متعددي اللغات إلى التخصص في قطاع أو صناعة معينة.

تختلف المسميات الوظيفية وفقاً للقطاع والشركة: يجوز لأصحاب العمل الإعلان عن الحاجة لسكرتير ثنائي اللغة أو متعددة اللغات، أو مساعد تنفيذي، أو إداري ومدير فرق. ومع ذلك، يمكن أن تحدد إعلانات الوظائف أيضاً لغة أو لغات أجنبية معينة مطلوبة، على سبيل المثال: "مساعد تنفيذي يتحدث الفرنسية".

يوفر العمل إمكانية الترقية وفرص رائعة للوصول إلى مناصب عليا، أو عن طريق الانتقال إلى مجالات التوظيف ذات الصلة مثل الترجمة أو الترجمة الفورية أو التسويق أو العلاقات العامة.

أصحاب العمل النموذجيون لسكرتير ثنائي اللغة:

  • الحكومات الوطنية.
  • الشركات الخاصة أو الشركات المصنعة التي لديها الكثير من التعاقدات الدوليّة.
  • المنظمات التجارية أو المالية.
  • شركات الاستشارات الإدارية، وشركات الخدمات المهنية.
  • البنوك.
  • المؤسسات القانونية.

عادةً ما يُعلَن عن الوظائف الشاغرة عبر مجالس الوظائف، ووكالات التوظيف المتخصصة، والمنظمات مثل معهد اللغويين القانونيين.

المؤهلات والتدريب المطلوب:

تعد الطلاقة في اللغة (اللغات) الأجنبية المناسبة أمراً ضرورياً، ولكن دون الحاجة الملحة لامتلاك مؤهلات أكاديمية رسمية، على الرغم من أنّ أصحاب العمل يطلبون في بعض الأحيان الحد الأدنى من المؤهلات المعادلة للمستويات العليا.

قد يطلب أصحاب العمل حداً أدنى من الكلمات المكتوبة في الدقيقة، وعلى الرغم من أن الاختزال لم يعد مطلوباً، إلا أنه قد يكون مفيداً. من الممكن إكمال دورات تدريبية في السكرتارية في كليات التعليم الإضافي.

يُفضّل العديد من أصحاب العمل أن يمتلك المرشحون بعض الخبرة في القطاع الذي يعمل فيه صاحب العمل أو على الأقل في المكتب السابق أو الوظائف التي تركز على خدمة العملاء. يمكن اكتساب الخبرة ذات الصلة في البداية من خلال الحصول على عمل مؤقت، والذي يمكن أن يؤدي بدوره إلى عمل دائم.

المهارات الأساسية لسكرتير ثنائي اللغة:

  • إتقان اللغات المطلوبة.
  • مهارات تكنولوجيا المعلومات (غالباً مهارات برامج سطح المكتب المتقدمة، والقدرة على تعلم قواعد البيانات المخصصة والبرامج الأخرى).
  • التنظيم، وإدارة الوقت، والقدرة على تعدد المهام.
  • الانتباه للتفاصيل.
  • مهارات التواصل.
  • القدرة على العمل الجماعي.
  • التمتع بروح المبادرة.
  • القدرة على التحفظ والاحتفاظ بسرية المعلومات.
  • نهج مرن للعمل، والقدرة على التعامل مع عبء العمل المتغير والمتطلب.
  • امتلاك المهارات التنظيمية.

 

ترجمة هديل البكري؛ المقال مترجم من BILINGUAL SECRETARY: JOB DESCRIPTION

مساحة إعلانية