مدير الخدمات اللوجستية في سوريا منظمة WeWorld GVC

مدير الخدمات اللوجستية في سوريا منظمة WeWorld GVC 

مكان العمل: دمشق

آخر موعد للتقديم:15 شباط 2024

سيكون لمدير الخدمات اللوجستية / إدارة سلسلة التوريد في سوريا مهمة ضمان الأداء الفعال للقسم بما في ذلك إدارة المشتريات  والممتلكات ومعدات المستودعات وإدارة المباني والأرشفة وإعداد التقارير

وصف المنظمة

WeWorld هي منظمة إيطالية مستقلة تعمل في مجال التعاون الدولي والمساعدات الإنسانية منذ 50 عامًا. وهي تدعم الناس في التغلب على حالات الطوارئ، وتسعى جاهدة لضمان حصول الجميع على حياة كريمة وكريمة فضلا عن الفرص ومستقبل أفضل. تعمل WeWorld في 27 دولة حول العالم، بما في ذلك إيطاليا، مع أكثر من 120 مشروعًا للطوارئ والمساعدات الإنسانية والتنمية. تشمل أنشطتها بشكل رئيسي النساء والفتيات والشباب، الجهات الفاعلة في التغيير في كل مجتمع من أجل عالم أكثر عدلاً وشمولاً. تعمل المنظمة في العديد من الأزمات الطبيعية والتي من صنع الإنسان في مناطق مختلفة من العالم. تتألف الاستجابة الطارئة، التي تنسقها وحدة المساعدات الإنسانية، من تدخلات متعددة القطاعات تشمل المياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتعليم في حالات الطوارئ والمساعدة النقدية والقسائم والأمن الغذائي والحماية وغيرها. وتعمل المنظمة أيضًا في ظل الأزمات الطويلة الأمد من خلال توفير المساعدات الإنسانية من خلال نهج الوقاية والإغاثة في حالات الطوارئ وإعادة التأهيل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

المسؤوليات العامة

• يضمن التطبيق الصارم والاحترام لإجراءات وإرشادات الشراء الخاصة بـ WeWorld والجهات المانحة
• تكييف الأدلة والمبادئ التوجيهية العالمية مع سياق الدولة
• يضمن مشاركة قسم اللوجستيات وفرقه والمساهمة في كل خطوة من سلسلة التوريد ودورة المشروع لضمان الكفاءة
• يدعم وبناء قدرات الموظفين اللوجستيين العاملين في المهمة من خلال خطط تدريب محددة ومتابعة لتوسيع نطاق المشتريات الحالية والقدرة اللوجستية
• يضمن أن إعداد الموارد البشرية يتم ضبط حجمه بشكل استباقي ومناسب لمستوى العمليات
• يضمن أن الفريق يحترم الموارد البشرية والمعايير الأخلاقية
• يضمن جمع و/أو نشر المعلومات اللوجستية ذات الصلة بشكل سلس على مستوى المهمة من خلال الحفاظ على نظام وأدوات التنسيق الروتيني الأمثل (الاجتماعات والتقارير ونقاط الحالة ...)
• يعزز ويضمن وجود رابط استباقي بين البرامج وفريق الخدمات اللوجستية ويلعب دور الواجهة عند الحاجة
• يقوي التواجد في الدولة لضمان مستوى عالٍ من التعاون مع جميع أصحاب المصلحة (مجموعة العمل الفنية، منتدى الشركاء، السلطات، المجتمعات، البائعين)
• الاتصال بشكل وثيق حيثما كان ذلك مناسبًا مع المجموعة اللوجستية والوكالات الشريكة والحكومة وأصحاب المصلحة الآخرين المعنيين لتحديد / الاستفادة من فرص الخدمة المشتركة داخل الدولة حيثما أمكن ذلك

المشتريات

• يشرف ويدعم إدارة إجراءات الشراء وفقًا لدليل المشتريات العالمية WeWorld وإرشادات الجهات المانحة من التخطيط إلى الانتهاء
• يدير مباشرة عمليات الشراء ذات القيمة العالية وجميع الإجراءات الأخرى في حالة وجود ثغرات أو احتياجات محددة
• إنشاء روتين لإدارة العقود طوال دورة المشروع بما في ذلك المتابعة الوثيقة للعقود المعقدة
• يضمن أرشفة وثائق وملفات المشتريات وتنظيمها وفقًا لإرشادات الأرشفة لضمان التنظيم الفعال والامتثال لعمليات التدقيق والمراجعات
• إنشاء عمليات إدارة الأداء لتقييم البائعين الجدد/الحاليين وتسجيل المعلومات
• يضع استراتيجية مشتريات محددة لضمان عمليات الشراء والمخرجات عالية الجودة
• يتنبأ بجميع عمليات الإطلاق القادمة وتحديثات الحالة لموازنة عبء عمل المشتريات وفقًا لأهداف المشروع وتوقيته

إدارة القافلات

• يشرف على تحسين االقافلات
• يضمن احترام إجراءات إدارة المركبات القياسية
• يشرف على المتابعة العامة لمركبات المهمة وتقاريرها (فحص الاستهلاك، تخطيط حركة الصيانة...)
• إجراء عمليات تفتيش مفاجئة

إدارة االممتلكات /المعدات

• يضمن احترام الإجراءات القياسية والتأكد من تنفيذ ضوابط/فحوصات محددة
• يضمن الإدارة الصحيحة ومتابعة المعدات المستخدمة في المهمة (قاعدة بيانات إدارة الأصول / المعدات، الترميز، التوزيع، التسليم..)
• يضمن إجراء الجرد المنتظم وتغذية تكتيكات المشتريات الخاصة بالبعثة بشكل صحيح

إدارة المستودعات والمباني

• الإشراف على الفريق اللوجستي ودعمه للتأكد من أن المكتب لديه الإمدادات والمعدات اللازمة ويتم صيانة جميع العناصر بشكل جيد
• يقدم المشورة والتوجيه بشأن جميع المسائل المتعلقة بإدارة المستودعات ويقوم بإجراء مقدمة أثناء العمل لإدارة المستودعات

إعداد التقارير

• مركزية جميع المعلومات اللوجستية المتاحة عن البعثة ويوحد التقرير الشهري
• تقييم جودة التقارير اللوجستية داخل الإدارات وفيما بينها للتأكد من دقتها والالتزام بالمواعيد والفعالية ودعم منسق اللوجستيات في نشر هيكل التقارير الفعال
• مسؤول عن إعداد قاعدة بيانات الإمدادات/مقدمي الخدمات ومشروع خريطة الموارد للمشاريع القائمة
• الإشراف على إنشاء وتحديث خطة المشتريات
• إدخال بيانات المشتريات لتقارير المشتريات المؤقتة والنهائية وفقًا لاحتياجات الجهات المانحة

إدارة الأمن

• المساهمة في تنفيذ إرشادات السلامة والأمن وإجراءات التشغيل القياسية والخطط
• دعم الاستعداد (التحقق من مجموعات الطوارئ، ومجموعات الإسعافات الأولية، وما إلى ذلك) لخطط الإخلاء والطوارئ
• المشاركة بنشاط في التنسيق اللوجستي والأمني وكذلك الاجتماعات الإعلامية

فتح القواعد

• وضع خطة شاملة لفتح قواعد جديدة في الدولة
• يكون مسؤولاً عن تقييم الإمدادات والمعدات اللازمة لقواعد تشغيل الأنشطة
• يكون مسؤولاً عن تقييم وتنفيذ معايير السلامة والأمن بالتعاون مع مسؤول التنسيق الأمني للمبنى الجديد
• كن مسؤولاً عن هيكل Proc&log للقاعدة الجديدة بالتعاون مع الممثل القطري ووحدة اللوجستيات على المستوى الإقليمي، بما في ذلك الاختصاصات، ودعم الموارد البشرية في التوظيف وبناء قدرات الموظفين الجدد

الاستجابة

• مسؤول عن التعاون مع مركز تنسيق المشروع لتطوير خطة الاستجابة للطوارئ لأنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية والدعم
• إجراء تقييمات السوق لتوسيع قاعدة بيانات البائعين من أجل الشراء بكفاءة وفعالية للاستجابة لحالات الطوارئ
• التنسيق على نطاق واسع مع المجموعة ومجموعات العمل في القطاع وكذلك السلطات الحكومية لتحديث اللوائح الحالية وتقاسم الموارد بين مختلف الجهات الفاعلة

المؤهلات والمعرفة

• ماجستير أو ما يعادلها في الخدمات اللوجستية / المشتريات / الهندسة
• الفهم العميق للسياق السوري
• إتقان اللغة الإنجليزية ضروري

الخبرة العملية

• 3 سنوات على الأقل في مجال الخدمات اللوجستية الإنسانية وسنتين في مناصب مماثلة في سياق مماثل
• خبرة في التخطيط الاستراتيجي مع مهارات تحليلية قوية
• خبرة التمثيل مع المؤسسات والمشاركة في الاجتماعات التنسيقية
• خبرة واسعة في مجال الإدارة والإجراءات اللوجستية و/أو الأمن

المهارات والقدرات

• مهارات القيادة والتخطيط والتنظيم والعمل الجماعي
• موقف استباقي وديناميكي
• القدرة على التكيف والعمل تحت القيود والضغط وفي سياقات معقدة ومتعددة الثقافات
• مهارات التعامل مع الآخرين ونهج الثقافات
• مهارات الاستماع والتواصل الجيد
• مهارات جيدة في التفاوض وحل النزاعات
• الالتزام القوي بمهمة WeWorld، والاهتمام الحقيقي بموضوعات تنمية التعاون الدولي
• يوضح النزاهة فيما يتعلق بقيم المنظمات غير الحكومية والمعايير الأخلاقية
• يعرض الثقافة والجنس والدين والجنسية والحساسية العمرية والقدرة على التكيف
• يعامل جميع الناس بالعدل دون محاباة

المتطلبات المرغوبة

• الخبرة في عقود الأعمال الكبيرة ستعتبر أحد الأصول
• خبرات العمل السابقة في سوريا
• معرفة اللغة العربية هو أحد الأصول

معلومات أخرى

ما نقدمه

• نوع العقد: عقد مدته 6 (ستة) أشهر يخضع للتحقق (تحقيق أهداف محددة)؛ عقد تعاون ثانٍ مدته 6 (ستة) أشهر قابلة للتجديد، بعد التقييم الإيجابي للفترة الأولى من التعاون.
• الظروف الاقتصادية: سيتم تحديدها وفقًا لسياسة تعويض المغتربين WeWorld: الراتب الأساسي (الأقدمية/الدور الذي يشغله) + الاشتراكات (معقد الدور والمشقة على أساس مكان العمل)
• شروط أخرى: نقل الأمتعة الشخصية (عقد لمدة 12 شهرًا)؛ الإقامة الأولى (عقد لمدة 12 شهرًا)؛ المعاملة الضريبية: يتم ضمان المساواة في المعاملة الضريبية بين المقيمين الإيطاليين والأجانب
• الإجازة السنوية: 2,5 يوم/شهر (أيام عمل)
• البحث والتطوير: 5 أيام كل 12 أسبوعًا - يغطي البدل اليومي تكاليف الطعام والإقامة
• تذكرة الطيران: رحلة عودة واحدة كل 12 شهرًا من العقد
• التأمين الصحي: مغطى