مسؤول مشتريات و لوجستي

تعلن منظّمة تكافل الشام الخيرية عن رغبتها بتعيين مسؤول مشتريات و لوجستي  في سوريا(الباب).

مدة العقد:ستة أشهر - قابل للتجديد .

الكفاءات والمهارات: 
1. خبرة لا تقل عن سنتين في مجال اللوجستيك والمشتريات.
2. بفضل وجود شهادة جامعة اختصاص ادارة اعمال او تجارة و اقتصاد .
3. ان تكون على استعداد للعمل ساعات طويلة عند الضرورة .
5. مستوى متقدم في مهارات الحاسوب 
6. يفضل وجود مستوى جيد من اللغة الانكيليزية (قراءة,كتابة ومحادثة).

المهام والمسؤوليات الرئيسة :

• المشتريات:
  1. توفير ومتابعة جميع السلع والخدمات اللازمة للمنظمة ومشاريعها لتسهيل العمل .
  2. إعداد الوثائق المطلوبة و التأكد من سلامة الأوراق المالية والإلتزام بإجراءات الشراء المتبعة وفق نظام المنظمة.
  3. أرشفة نسخ الكترونية لكافة عروض السعر وأوامر الشراء(ورقيا والكترونيا)، والعقود والمناقصات و التأكد من أن جميع وثائق الشراء موجودة وموثقة بشكل مناسب و يسهل الوصول إليها.
  4. المساعدة على تقديم طلبات شراء واضحة ومفهومة من خلال توفير عروض سعر شاملة و قواعد بيانات وغيرها من الوثائق.
  5. مساعدة ودعم فريق المشاريع والمنظمة لوضع خطط الشراء وتحديث خطة المشتريات العامة كل ثلاثة أشهر.
  6. السفر إلى المواقع الميدانية لتقديم عروض الأسعار للموردين، وتلقي عروض الأسعار، وتوقيع أوامر الشراء والعقود مع البائعين / الموردين وتسهيل جميع معاملات المشتريات والمناقصات.
  7. ضمان سرية جميع المواصفات وعروض الأسعار المقدمة من البائعين / الموردين.
  8. ضمان المنافسة العادلة وتكافؤ الفرص للبائعين/ الموردين ودقة الالتزام بقواعد المشتريات.
  9. إعداد العقود الخاصة بالبائعين /الموردين والحصول على الموافقة على وثائق الشراء من الجهات المعنية.
  10. استلام السلع أو الخدمات من البائعين/الموردين والتأكد من أنها تطابق الجودة المطلوبة وأنها سلمت إلى الموقع الصحيح بسلام وضمن الإطار الزمني المتفق عليه للخدمات والسلع الميدانية.
  11. الاستقبال المهذب والمعاملة العادلة والمتساوية لجميع البائعين / الموردين وممثليهم وتجنب تعريضهم لأي إزعاج عند طلب عروض الأسعار أو إعادة البضائع.
  12. الشرح الواضح للبائعين / الموردين السبب لرفض العروض / العطاءات.
  13. عدم الاستفادة أو بناء علاقة شخصية مع البائعين/الموردين خلال فترة العمل تحت أي ظرف من الظروف.
  14. إعداد قاعدة بيانات المقاولين والموردين وتحديثها دوريا.
  15. تطوير وتقديم مقترحات لتطوير سياسات الشراء والمناقصات والخدمات ومتابعة نتائج المراجعة والثغرات اللوجستية التي تحتاج إلى تطوير.
• إدارة المستودعات والمخازن:
  1. تنسيق ومراقبة وإدارة المستودعات وفقا لاحتياجات وتوصيات المنظمة ومشاريعها.
  2. إعداد والأشراف على سجلات الصرف والقبض المخزني.
  3. استقبال أوإعادة شحن السلع وفق وثائق الإثبات (مثل سندات النقل و / أو مذكرات التسليم) وضمان الدقة في العد الفعلي و مطابقة النوعية.
  4. إعداد والتوقيع على وثائق النقل من والى المستودعات، والحفاظ على سرية الملفات والسجلات ودقة المعلومات لضمان الإبلاغ الفوري عن تحركات السلع بما يتماشى مع متطلبات المنظمة.
  5. ضمان حالة جيدة من النظافة والنظام و التخزين السليم في مخزن المنظمة.
  6. التأكد من وجود تحديثات دورية منتظمة من جرد المخازن.
  إدارة السيارات:
  1. إدارة السيارات وتنظيم ومراقبة حركتها اليومية وضمان الرقابة الكافية على استخدام وحركة جميع المركبات.
  2. الإشراف على السائقين وإدارة جداول أعمالهم.
  3. التأكد من أن الترخيص والتأمين محدثة إلى الآن، ومتابعة أي عيوب مع الجهات المعنية.
  4. إعداد سجل حركة السيارات ورفع تقارير حركة شهرية لجميع السيارات.
  5. الإشراف على النقل وتأجير الشاحنات حسب الاقتضاء، وإعداد العقود والتأكد من وجود الأوراق اللازمة لذلك.
  إدارة الأوصول:
  1. التأكد من وجود تحديثات دورية منتظمة من جرد الاوصول.
  2. تسجيل الاوصول الجديدة في قائمة تتبع الاوصول. 
  3. مراقبة العمر الانتاجي للاوصول و تقديم تقارير دورية عن الاوصول التي قاربت فترة انتهاء صلاحيتها.
  4. اعداد بطاقة عهدة و أرشفتها.
  5. ضمان تنفيذ طلبات الصيانة للأجهزة المتضررة والتي تحتاج الى صيانة.
  أخرى:
  1. المشاركة في الجرد السنوي للأصول.
  2. الإشراف على إمدادات الوقود واستهلاك المولد والمراقبة المستمرة ورفع تقارير الأداء الشهري.
  3. رفع تقارير دورية منتظمة إلى المنسق اللوجستي.
  4. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المنسق اللوجستي في مجال عمل اللوجستي.

يجب على جميع الموظفين الالتزام بمعايير مدونة السلوك والسياسات والإجراءات المتبعة في منظمة تكافل الشام ، بالإضافة إلى الالتزام بالمعايير والمبادئ الإنسانية والإغاثية .