مسؤول/ة لوجستي

الغرض العام من الوظيفة:

إدارة وتنسيق جميع الأنشطة اللوجستية لدعم عمليات منظمة دان للإغاثة والتنمية، بما في ذلك إدارة سلسلة التوريد، الأسطول، الأصول، المرافق، والفريق العامل. سيعمل المسؤول على ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات المنظمة ومتطلبات المانحين، مع توفير بيئة عمل فعالة وآمنة لتحقيق أهداف البرامج.

المهام والواجبات التقنية:

1. إدارة سلسلة التوريد:
   • ضمان عمليات شراء شفافة وتنافسية ومهنية تتماشى مع إجراءات DAN للإغاثة والتنمية ومتطلبات الجهات المانحة، مع التنسيق مع منسق الخدمات اللوجستية وفرق البرنامج والموردين لتقليل تأخيرات التسليم والحفاظ على علاقات فعّالة مع الموردين.
   • إدارة المخزونات وفقًا لإجراءات DAN، وضمان السلامة والتوثيق الدقيق (GRN وSR وبطاقات المخزون وأوراق الشحن) والاستلام/الإصدار في الوقت المناسب للمخزون، مع إجراء فحوصات منتظمة للمخزون الفعلي وتسوية التناقضات.
   • الإشراف على عقود المشتريات والاتفاقيات الإطارية ومراقبة استهلاكها، وضمان الامتثال للإجراءات، ومدفوعات الموردين في الوقت المناسب، والتنسيق مع المالية والأقسام الأخرى فيما يتعلق بالدفع والاستلام.
2. إدارة الأسطول:
   • إدارة المركبات والمولدات وفقًا لإجراءات أسطول DAN، بما في ذلك التخطيط الأسبوعي للأسطول، والإصلاحات في الوقت المناسب، وتتبع الصيانة، وضمان تحديث التسجيل والتأمين ومعدات السلامة.
   • الإشراف على مستويات مخزون الوقود، والمشتريات، والتخزين، وضمان إجراءات التزود بالوقود المناسبة وحفظ السجلات الدقيقة، مع التنسيق مع قسم المالية للمدفوعات المتعلقة بالأسطول في الوقت المناسب.
   • تقييم المركبات المستأجرة بانتظام، والحفاظ على الأرشفة المناسبة لوثائق الأسطول (دفاتر السجلات، وسجلات الوقود، وما إلى ذلك)، والتأكد من أن جميع المركبات تلبي معايير السلامة والتشغيل.
3. إدارة الأصول / البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات:
   • الحفاظ على قوائم الأصول والمعدات وتحديثها (على سبيل المثال، AssetTiger)، وإجراء فحوصات مادية نصف سنوية، وضمان وضع العلامات المناسبة وتتبع الأصول وصيانتها وفقًا لإجراءات DAN.
   • الإشراف على حركة الأصول بين المواقع أو المستخدمين، وضمان الامتثال للمعايير والإجراءات الخاصة باستخدام الأصول وصيانتها.
   • بالتعاون مع مسؤول تكنولوجيا المعلومات مراقبة أداء مزودي الانترنت في مكاتب ومساحات المنظمة.
4. إدارة المرافق / المباني:
   • المشاركة في اختيار المباني، والإشراف على اللوازم المكتبية / الصحية، وضمان الأداء السليم للمرافق (المياه والغاز والكهرباء) بدعم من فرق امساعدي اللوجستيك وعامل الصيانة.
   • إجراء فحوصات الصيانة الوقائية ودعم فتح/إغلاق المكاتب قبل وبعد العطل الطويلة او الإغلاقات القسرية وضمان صيانة المباني بشكل جيد وآمن.
5. إدارة الأفراد:
   • إدارة الأنشطة اليومية لفريق الخدمات اللوجستية، وإنشاء خطط شهرية تتماشى مع الأولويات التشغيلية، ودعم الموظفين في تحديد الأهداف السنوية والتطوير المهني.
   • معالجة مخاوف الموظفين بشكل استباقي مع دعم الموارد البشرية وتقديم ملاحظات منتظمة حول أداء الموظفين.
6. التقارير والأرشفة:
   • ضمان إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب بشأن المشتريات والمخزون والأسطول وإدارة الأصول، مع الحفاظ على الأرشفة المناسبة لجميع المستندات المتعلقة بالخدمات اللوجستية.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• شهادة جامعية في مجال الاقتصاد، إدارة الاعمال، أو مجالات ذات صلة.
• معرفة جيدة جداً بالحاسب الآلي (برامج أوفيس: Word، Excel، Power Point)
• خبرة سابقة مع المنظمات الدولية او المحلية لا تقل عن سنة في مناصب مماثلة او بالقسم اللوجستي بشكل عام.
• إجادة اللغة الإنكليزية (مطلوب).
• مستوى عالي من التحفيز الذاتي والقدرة على التطور والتعلم.
• مهارات تواصل وإدارة وقيادة الفريق.
• مهارات تنظيمية والقدرة على بناء القدرات للفريق.
• معرفة بالسياقات والمجتمعات المحلية.