مدير/ة الخدمات اللوجستية القطرية سوريا لدى منظمة وي وورلد ( WeWorld)

مدير/ة الخدمات اللوجستية القطرية سوريا لدى منظمة وي وورلد ( WeWorld)

مكان الاقامة: دمشق ، سوريا

تاريخ الإغلاق: 5 مايو, 2024

المنصب: مدير اللوجستيات القطرية في سوريا

مسؤول عن: الإدارة اللوجستية / سلسلة التوريد في سوريا مهمة ضمان الأداء الفعال للإدارة بما في ذلك المشتريات والأسطول وإدارة الأصول والمعدات وإدارة معدات المستودعات والمباني والأرشفة وإعداد التقارير

تاريخ البدء: في اسرع وقت ممكن

مركز عمل الأسرة: NO

R &R: نعم

سياق العمل:

تدعم WeWorld الناس في التغلب على حالات الطوارئ ، وتسعى جاهدة لضمان تمتع الجميع بحياة كريمة وكريمة بالإضافة إلى الفرص ومستقبل أفضل. WeWorld هي منظمة إيطالية مستقلة تعمل في مجال التعاون الدولي والمساعدات الإنسانية منذ 50 عاما. تتواجد WeWorld في سوريا منذ عام 2011 ، مع تدخل تعليمي طارئ لصالح اللاجئين العراقيين في حلب. ويهدف البرنامج إلى تحسين جودة الخدمات التعليمية وإمكانية الوصول إليها للطلاب ذوي الاحتياجات الخاصة في 12 مدرسة ابتدائية في حلب. منذ عام 2014 ، تقدم WeWorld المساعدة الإنسانية للسكان السوريين والنازحين داخليا من خلال تدخلات في قطاعات مختلفة مثل التعليم في حالات الطوارئ والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية. حاليا ، الجهات المانحة الرئيسية هي الاتحاد الأوروبي (ECHO) ، ووكالات البلدان (AICS) ، والأمم المتحدة (UN-OCHA) ، والمنظمات غير الحكومية الدولية الأخرى (Plan International)

الغرض من الدور

تقوم WeWorld بتعيين مدير لوجستي قطري مقره في دمشق. يعمل تحت المسؤولية المباشرة لرئيس خدمات الدعم وتحت الإدارة الفنية للمدير الإقليمي للوجستيات والمشتريات. يدير الفريق اللوجستي ويعمل بالتنسيق مع فريق التمويل القطري ومدير البرامج السورية ومديري المشاريع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

المسؤوليات العامة

• يضمن الالتزام الصارم بإجراءات وإرشادات الشراء الخاصة ب WeWorld والجهات المانحة
• مراجعة الأدلة والمبادئ التوجيهية العالمية لضمان ملاءمتها في السياق السوري
• يضمن المشاركة والمساهمة النشطة لفريق الخدمات اللوجستية طوال سلسلة التوريد ودورة المشروع ، بهدف تحقيق الجودة العالية والكفاءة في التنفيذ
• يدعم ويعزز قدرة الفريق اللوجستي من خلال خطط التدريب والمتابعة المصممة خصيصا لتعزيز قدراتهم في مجال المشتريات والخدمات اللوجستية
• يضمن مستويات التوظيف الكافية لفريق الخدمات اللوجستية في جميع القواعد الثلاث بناء على المتطلبات التشغيلية
• يضمن التدريب الدوري لفريق الخدمات اللوجستية على مدونة الأخلاقيات والسلوك ، مع التركيز على أنشطة المشتريات
• ييسر التنسيق الفعال للمعلومات اللوجستية على مستوى البعثة من خلال أنظمة فعالة (الاجتماعات والتقارير والمشتريات وتتبع الميزانية)
• يعزز التعاون الاستباقي بين فرق البرنامج والخدمات اللوجستية ، مما يسهل التنسيق والتخطيط السريع
• يعزز وجود المنظمة في الدولة لتعزيز التعاون مع أصحاب المصلحة مثل مجموعات العمل الفنية ومنتديات الشركاء والسلطات والمجتمعات والبائعين
• يتعاون بشكل وثيق مع مجموعة الخدمات اللوجستية والوكالات الشريكة والحكومة وأصحاب المصلحة الآخرين ذوي الصلة لتحديد فرص الخدمة المشتركة داخل الدولة والاستفادة منها

المشتريات

• يشرف على تنفيذ إجراءات الشراء ويقدم الدعم لها، بما يتماشى مع دليل المشتريات العالمي وإرشادات المانحين من WeWorld، من التخطيط الأولي إلى الانتهاء
• يتحمل المسؤولية المباشرة عن إدارة عمليات الشراء عالية القيمة ، ويتدخل لمعالجة أي ثغرات أو متطلبات محددة حسب الحاجة
• ينفذ إطارا منظما لإدارة العقود طوال دورة المشروع ، مع التركيز بشكل خاص على مراقبة العقود المعقدة عن كثب
• يضمن أرشفة وثائق وسجلات المشتريات وتنظيمها وفقا لإرشادات الأرشفة، مما يسهل التنظيم الفعال والامتثال لعمليات التدقيق والمراجعات
• يطور بروتوكولات إدارة الأداء لتقييم كل من البائعين الجدد والحاليين ، وتسجيل المعلومات ذات الصلة بشكل منهجي
• يضع استراتيجية مشتريات مصممة خصيصا تهدف إلى ضمان تحقيق عمليات ومخرجات شراء عالية الجودة
• يتنبأ بشكل استباقي بعمليات الإطلاق القادمة وتحديثات الحالة لتحقيق التوازن الفعال بين عبء عمل المشتريات بما يتماشى مع أهداف المشروع والجداول الزمنية

إدارة الأسطول

• يشرف على تحسين أداء الأسطول
• يضمن الالتزام بإجراءات إدارة المركبات القياسية
• يشرف على المراقبة الشاملة لمركبات البعثة والتقارير ذات الصلة ، بما في ذلك فحوصات الاستهلاك وجدولة الصيانة
• إجراء فحوصات مفاجئة دورية

إدارة الأصول / المعدات

• يضمن الامتثال للإجراءات القياسية ويشرف على تنفيذ الضوابط والفحوصات المحددة
• يدير ويتتبع معدات البعثة بشكل فعال، بما في ذلك الحفاظ على قاعدة بيانات إدارة الأصول / المعدات، وعمليات الترميز والتوزيع والتسليم
• إجراء جرد منتظم ودمج النتائج في استراتيجية الشراء الخاصة بالبعثة

إدارة المستودعات والمباني

• الإشراف على فريق اللوجستيات ومساعدته في الحفاظ على الإمدادات والمعدات الكافية للمكتب ، وضمان صيانة جميع العناصر بشكل جيد
• الإشراف على فريق اللوجستيات ومساعدته في الحفاظ على الإمدادات والمعدات اللازمة لبيوت ضيافة الموظفين الدوليين ، وضمان صيانتها بشكل جيد
• تقديم المشورة والتوجيه بشأن مسائل إدارة المستودعات وإجراء دورات تدريبية أثناء العمل لإدارة المستودعات

تقريري

• يجمع كل المعلومات اللوجستية المتاحة داخل البعثة ويجمع تقريرا شهريا موحدا
• يقيم جودة التقارير اللوجستية داخل الإدارات وفيما بينها للتأكد من دقتها وتوقيتها وفعاليتها، ودعم منسق اللوجستيات في إنشاء هيكل تقارير فعال
• يعد قاعدة بيانات لمقدمي الإمدادات / الخدمات ويصوغ خريطة موارد للمشاريع الحالية.
• يشرف على إنشاء وتحديث خطة المشتريات
• إدخال بيانات المشتريات لتقارير المشتريات المؤقتة والنهائية وفقا لمتطلبات الجهات المانحة

إدارة الأمن

• يتعاون مع الممثل القطري ونقطة اتصال السلامة والأمن للمساهمة في تنفيذ إرشادات السلامة والأمن وإجراءات التشغيل الموحدة والخطط
• يساعد في ضمان الاستعداد لخطط الإخلاء والطوارئ ، بما في ذلك فحص مجموعات الطوارئ ومجموعات الإسعافات الأولية
• يشارك بنشاط في اجتماعات التنسيق اللوجستي والأمني ، فضلا عن جلسات تبادل المعلومات

فتح القواعد

• صياغة خطة مفصلة لإنشاء قواعد جديدة داخل البلاد
• الإشراف على تقييم الإمدادات والمعدات اللازمة للقواعد لدعم الأنشطة التشغيلية
• تولي مسؤولية تقييم وتنفيذ معايير السلامة والأمن للمباني الجديدة بالتنسيق مع منسق الأمن
• إدارة هيكل المشتريات والخدمات اللوجستية للقاعدة الجديدة بالتعاون مع رئيس خدمات الدعم والممثل القطري والمدير الإقليمي للوجستيات والمشتريات ، والذي يتضمن تحديد الاختصاصات (ToRs) ، والمساعدة في التوظيف ، وتسهيل بناء قدرات الموظفين الجدد

الاستجابة لحالات الطوارئ

• مكلف بالتعاون مع نقاط اتصال المشروع لوضع خطة استجابة للطوارئ لأنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية ، وتقديم الدعم طوال الوقت
• إجراء تقييمات للسوق لتوسيع قاعدة بيانات البائعين، وتعزيز كفاءة المشتريات وفعاليتها للاستجابة لحالات الطوارئ
• الانخراط على نطاق واسع مع المجموعات ومجموعات العمل داخل القطاع والسلطات الحكومية للبقاء على اطلاع باللوائح الحالية وتسهيل تقاسم الموارد بين مختلف أصحاب المصلحة

الواجبات والمسؤوليات المنصوص عليها أعلاه ليست شاملة وقد يطلب من صاحب الدور أداء واجبات إضافية.

مواصفات الوظيفة

المتطلبات الأساسية

المؤهلات والمعرفة

• ماجستير أو ما يعادلها في الخدمات اللوجستية / المشتريات / الهندسة / إدارة الأعمال
• فهم عميق للسياق السوري
• الطلاقة في اللغة الإنجليزية أمر ضروري

الخبرة المهنية

• ما لا يقل عن 3 سنوات في الخدمات اللوجستية الإنسانية مع 2 سنوات في وظائف مماثلة في سياق مماثل
• خبرة في التخطيط الاستراتيجي مع مهارات تحليلية قوية
• تجربة التمثيل مع المؤسسات والمشاركة في الاجتماعات التنسيقية
• خبرة واسعة في إدارة وإجراءات اللوجستيات و / أو الأمن

المهارات والقدرات

• مهارات القيادة والتخطيط والتنظيم والعمل الجماعي
• موقف استباقي وديناميكي
• القدرة على التكيف والعمل تحت القيد وتحت الضغط وفي سياقات معقدة ومتعددة الثقافات
• مهارات التعامل مع الآخرين والنهج بين الثقافات
• مهارات الاستماع والتواصل الجيدة
• مهارات جيدة في التفاوض وحل النزاعات
• التزام قوي بمهمة WeWorld ، واهتمام حقيقي بموضوعات تطوير التعاون الدولي
• يظهر النزاهة فيما يتعلق بقيم المنظمات غير الحكومية والمعايير الأخلاقية
• يعرض الحساسية الثقافية والجنسانية والدينية والجنسية والعمر والقدرة على التكيف
• يعامل جميع الناس بإنصاف دون محاباة

المتطلبات المرغوبة

• تعتبر الخبرة في عقود الأعمال الكبيرة أحد الأصول
• الخبرات العملية السابقة في سوريا
• معرفة اللغة العربية ميزة

ما نقدمه

نوع العقد: عقد أول 6 (ستة) أشهر يخضع للتحقق (تحقيق أهداف محددة) ؛ عقد تعاون ثان لمدة 6 (ستة) أشهر قابلة للتجديد، بعد التقييم الإيجابي لفترة التعاون الأولى

الشروط الاقتصادية: يتم تحديدها وفقا لسياسة تعويض المغتربين في WeWorld: الراتب الأساسي (الأقدمية / الدور الذي يشغله) + المساهمات (الدور المعقد والمشقة على أساس مكان العمل)

شروط أخرى: نقل الأمتعة الشخصية (عقد لمدة 12 شهرا) ؛ الإقامة الأولى (عقد لمدة 12 شهرا)

الإجازة السنوية: 2.5 يوم / شهر (أيام عمل)

R&R: 5 أيام لكل 12 أسبوعا - يغطي البدل اليومي تكاليف نفقات الطعام والإقامة

تذكرة طيران: رحلة ذهاب وعودة واحدة كل 12 شهرا من العقد

التأمين الصحي: مغطى

من نحن

تدعم WeWorld الناس في التغلب على حالات الطوارئ ، وتسعى جاهدة لضمان تمتع الجميع بحياة كريمة وكريمة بالإضافة إلى الفرص ومستقبل أفضل. تعمل WeWorld في 27 دولة حول العالم ، بما في ذلك إيطاليا ، مع أكثر من 120 مشروعا للطوارئ والمساعدات الإنسانية والتنمية. وتشمل أنشطتها بشكل رئيسي النساء والفتيات والشباب، والجهات الفاعلة في التغيير في كل مجتمع من أجل عالم أكثر عدلا وشمولا. تعمل المنظمة في العديد من الأزمات الطبيعية والتي من صنع الإنسان في مناطق مختلفة من العالم. تتكون الاستجابة لحالات الطوارئ، التي تنسقها وحدة المساعدات الإنسانية، من تدخلات متعددة القطاعات تشمل المياه والصرف الصحي والنظافة الصحية، والتعليم في حالات الطوارئ، ومساعدات النقد والقسائم، والأمن الغذائي، والحماية، وغيرها. وتعمل المنظمة أيضا في أزمات طويلة الأمد مع تقديم المعونة الإنسانية من خلال نهج الوقاية والإغاثة في حالات الطوارئ وإعادة التأهيل.

كيفية التقديم

إرسال السيرة الذاتية وخطاب التغطية إلى: https://weworld.intervieweb.it/jobs/country-logistics-manager-syria-504255/en/

قد يتم إغلاق عملية التوظيف مبكرا إذا تم العثور على مرشح مناسب.

نظرا للعدد الكبير من الطلبات ، نعتذر مقدما ولن نرد إلا على الملفات الشخصية التي تعتبر مناسبة للدور.