مسؤول سلسلة التوريد

المهام والمسؤوليات

1. التأكد من أن جميع طلبات المشتريات والوثائق المتعلقة بها موافق عليها وفقا للعتبات الخاصة بها.
2. اتباع إجراءات التقديم الصحيحة لمختلف مستويات المشتريات وتجهيز جميع الوثائق المتعلقة بالمشتريات.
3. ضمان عدم حدوث تأخيرات أثناء عملية طلب العروض، وخلال عملية التقييم، أو عند إبرام أمر شراء أو العقد.
4. متابعة جميع الوثائق والمسارات الورقية في نظام بهار للمشتريات.
5. تزويد حاملي الميزانية بملاحظات متفق عليها في حالة حدوث تأخيرات في أي نقطة خلال عملية المشتريات.
6. الإشراف على جمع واستلام السلع من الموردين، وضمان أن السلع تتوافق مع المواصفات المطلوبة، وفهم جيد للسوق المحلي والموردين المحتملين.
7. اختيار أفضل الموردين لطلب عروض أسعار استنادًا إلى السعر والجودة وتوفر المواد وتحديث جدول تتبع المشتريات يوميا.
8. العمل مع القسم المالي لضمان دفعات دقيقة وفي الوقت المناسب للإمدادات والخدمات.
9. القيام بأي واجبات أخرى يعتبرها مدير اللوجستيات أو منسق اللوجستيات ضرورية داخل قسم اللوجستيات لتسهيل سير العمل: ستكون هذه الواجبات في إطار القدرة المعقولة للموظف.
10. إعداد ومتابعة الأوراق المتعلقة بعملية إدارة المخزون، بما في ذلك وليس على سبيل الحصر إعداد وصول السلع وأوامر التسليم، وتحديث بطاقات المخزون، وإعداد تقارير المخزون والتعامل مع أنشطة إدارة المخزون في مستودعات بهار.
11. دعم فريق البرنامج في أنشطة التوزيع والنقل من خلال ترتيب وسائل النقل والمشاركة في تسليم وتوزيع المواد على المستفيدين مع جميع الوثائق المرتبطة.
12. لتسهيل توصيل اللوجستيات بشكل منسق وفعال عبر القواعد الداعمة لوظائف أخرى مثل المرافق والنقل والضيافة والتواصل مع السلطات المحلية والمعابر حسب توجيهات المدير المباشر.
13. إجراء فحوصات متكررة وشاملة على جودة المعدات والإمدادات مع ضمان الحفاظ على العناصر في حالة جيدة و التأكد من سير الأسطول وفقا لإجراءات بهار.
14. مسؤول عن الدعم اللوجستي للمكاتب في الداخل وفريق البرامج بما في ذلك الصيانة والإصلاح ووظائف المولدات والتزود بالوقود، إلخ.
15. التأكد من أن جميع المواد المشارة ذات جودة وسعر مناسب وتسليمها في الوقت المناسب.
16. ضمان استكمال جميع العمليات وفقا لسياسات BAHAR وإجراءات العمل وإرشادات المانحين.
17. إعداد متابعة جيدة لأداء الموردين والحفاظ على قاعدة بيانات للموردين الجيدين والموثوق بهم لفئات مختلفة من الإمدادات والخدمات والسلع.
18. القيام بجميع الواجبات وفقا لميثاق سلوك بهار وضمان أن جميع موردي بهار يلتزمون باللوائح الخاصة بمنظمة بهار.
19. تقديم تقارير لوجستية في الوقت المناسب إلى مدير الإمداد والتوريد واللوجيستي حسب الحاجة.
20. حضور الاجتماعات كممثل لسلسلة التوريد عند الحاجة وتقديم المداخل المتعلقة بالقسم.
21. الإشراف على إدارة أصول بهار في المكاتب بما في ذلك التسجيلات والحركات وتقارير التخلص، إلخ.
22. تسجيل جميع الأصول الجديدة لـ بهار وإعداد بروتوكول تسليمها للشخص المسؤول في الميدان.
23. إجراء جميع حركات الأصول الميدانية (تقرير الأصول المكسورة الصيانة، إلخ).
24. الإشراف على جرد الأصول التصفية والسنوية في الميدان، ومتابعة التطورات في السوق مثل تغيرات الأسعار. توافر السلع / الخدمات).
25. البناء والحفاظ على علاقات قوية ومتواصلة مع الموردين والبناء والحفاظ على علاقات قوية ومتواصلة مع فريق المشاريع في بهار.
26. إقامة والحفاظ على اتصال مفتوح مع مديري المشاريع بشأن العناصر التي يتم شراؤها وتاريخ وصولها المحتمل / الكمية / نقطة التسليم. إلخ.
27. ضمان الحفاظ على سجلات جيدة بمسار ورقي دقيق وسجلات إلكترونية.
28. ضمان تنفيذ جميع الأنشطة وفقًا لإرشادات وإجراءات BAHAR ووفقا لمتطلبات المانحين، وتوفير التغطية في حالة غياب الزملاء.
29. أداء المهام الأخرى حسب تكليف المدير المباشر.
30. المشاركة في لجان المشتريات سواء التقييمات الفنية أو المالية، حسب الحاجة ووفقا لما يتم تفويضه من قبل الإدارة العليا.

المهارات والمؤهلات والخبرة

• درجة معهد أو البكالوريوس أو ما يعادلها.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال اللوجستيات والمشتريات إدارة الأصول النقل والمستودعات والمشتريات والأرشفة الشحن).
• خبرة سابقة في منظمات غير حكومية في سياق مماثل هي ميزة إضافية.
• مهارات تنظيمية قوية.
• معرفة في سياق المناطق شمال شرق سوريا.
• مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات حاسوبية عالية المستوى في برامج Microsoft Office
• الالتزام بمبادئ وإجراءات العمل الإنساني.
• الالتزام برؤية المنظمة ورسالتها وأهدافها.
• الالتزام بمدونة قواعد السلوك.

الحماية والأخلاق المهنية:

تلتزم بهار بضمان المعاملة اللائقة واحترام جميع الأفراد اللذين نتواصل معهم من خلال عملنا، سواء كانوا أعضاء الفريق أو أعضاء المجتمع أو المشاركين في البرامج أو غيرهم. نحن ملتزمون بالمبادئ الأساسية المتعلقة بالوقاية من الاستغلال والانتهاك الجنسي التي وضعها الأمين العام للأمم المتحدة واللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات (IASC)

لن تتسامح منظمة بهار مع إساءة معاملة الأطفال أو الاستغلال الجنسي أو الإساءة والتحرش من قبل أو بسبب أعضاء فريقنا كجزء من التزامنا تجاه توفير بيئة عمل آمنة وشاملة.

من المتوقع أن يتصرف أعضاء الفريق بطريقة مهنية. تحترم القوانين والعادات المحلية، والالتزام بسياسات وقيم مدونة قواعد السلوك الخاصة بمنظمة بهار في جميع الأوقات.

كما يتطلب من جميع أعضاء الفريق إكمال دورات التعليم الإلكتروني الإلزامية لقواعد السلوك عند التوظيف وعلى أساس سنوي.

الملاحظات:

1. في حال شغور أي وظيفة مشابهة سيتم اختيار مرشح من الإعلان الحالي لملء الوظيفة الشاغرة.
2. سيتم ملء هذه الوظيفة / الوظائف فور اختيار المرشح المناسب.