مساعد إداري

الوصف الوظيفي

سيقدم المساعد الإداري دعمًا إداريًا شاملًا لمكتب حلب. يشمل دوره إدارة مخزون المكتب، ومعالجة الوثائق، والتواصل مع الموردين، والمساعدة في مختلف الأنشطة الإدارية والمشتريات. سيلعب شاغل الوظيفة دورًا محوريًا في الحفاظ على كفاءة المكتب ودعم الفريق في تحقيق أهدافه.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. إدارة اللوازم المكتبية والقرطاسية، وضمان تجديدها في الوقت المناسب.
2. حفظ وتنظيم سجلات المكتب والمراسلات والوثائق.
3. تنسيق صيانة المكتب والتواصل مع مقدمي الخدمات.
4. المساعدة في تنظيم الاجتماعات وورش العمل والمؤتمرات.
5. تسهيل ترتيبات سفر الموظفين، بما في ذلك معالجة التأشيرات وحجوزات الطيران والإقامة.
6. دعم تنسيق الزوار وخدمات الضيافة المكتبية.
7. ضمان إتمام مشتريات البرنامج ضمن الحد الأقصى للنقد والإيصالات في الوقت المناسب وبطريقة شفافة.
8. مساعدة فريق سلسلة التوريد في تنفيذ الأنشطة، وصيانة وإدارة معدات المكتب كجزء من فريق سلسلة التوريد.
9. تطبيق أنظمة فعّالة لإدارة المخزون، ومراقبة مستوياته باستمرار، وتقديم المشورة بشأن التخزين والتجديد لتلبية متطلبات المشروع.
10. تعزيز قاعدة بيانات موردي المكتب من خلال التحديد المستمر للموردين المحتملين والتقييم المنتظم لأداء الموردين الحاليين.
11. بناء علاقات قوية ومهنية والحفاظ عليها مع مختلف الموردين.
12. الاستجابة للطلبات غير العادية الواردة من مختلف موظفي منظمة إنقاذ الطفولة ودعمها.

السلوكيات (القيم العملية)

• المساءلة:
  • تحمل المسؤولية الذاتية عن اتخاذ القرارات، وإدارة الموارد بكفاءة، وتحقيق قيم منظمة إنقاذ الطفولة والتحلي بها.
  • تحميل الفريق والشركاء مسؤولية الوفاء بمسؤولياتهم، ومنحهم حرية التنفيذ بأفضل طريقة يرونها مناسبة، وتوفير التطوير اللازم لتحسين الأداء، وتطبيق العقوبات المناسبة في حال عدم تحقيق النتائج.
• الطموح:
  • وضع أهداف طموحة ومليئة بالتحديات لأنفسهم وفريقهم، وتحمل مسؤولية تطويرهم الشخصي، وتشجيع فريقهم على القيام بالمثل.
  • مشاركة رؤيتهم الشخصية لمنظمة إنقاذ الطفولة على نطاق واسع، وإشراك الآخرين وتحفيزهم.
  • التوجه نحو المستقبل، والتفكير الاستراتيجي على نطاق عالمي.
• التعاون:
  • بناء علاقات فعّالة والحفاظ عليها مع فريقهم وزملائهم وأعضائهم وشركائهم وداعميهم الخارجيين.
  • تقدير التنوع، واعتباره مصدر قوة تنافسية.
  • سهولة التواصل، وحسن الاستماع، وسهولة التحدث.
• الإبداع:
  • تطوير وتشجيع حلول جديدة ومبتكرة.
  • الاستعداد لتحمل مخاطرات منضبطة.
• النزاهة:
  • الأمانة، وتشجيع الانفتاح والشفافية، وإظهار أعلى مستويات النزاهة.

المؤهلات المطلوبة

شهادة جامعية / شهادة في تخصص ذي صلة

الخبرة والمهارات

• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال الإدارة/إدارة المكاتب.
• خبرة عملية واسعة في إدارة المكاتب الكبيرة.
• مهارات تواصل ممتازة.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية (إلزامية).
• إجادة استخدام الحاسوب (بما في ذلك معرفة عملية ببرامج مايكروسوفت أوفيس) والقدرة على البحث على الإنترنت.
• دقة عالية في التفاصيل، ومهارات تنظيمية، وحذر في التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل واستباقي.
• قدرة مثبتة على تحمل أعباء العمل الصعبة.

مسؤوليات وظيفية إضافية

الواجبات والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يُطلب من شاغل الوظيفة القيام بمهام إضافية في حدود مهاراته وخبراته.

تكافؤ الفرص

يُطلب من شاغل الوظيفة القيام بالمهام وفقًا لسياسات وإجراءات تكافؤ الفرص والتنوع في SCI.

حماية الطفل:

نحرص على سلامة الأطفال، لذا تعكس عملية اختيارنا، التي تتضمن تحريات دقيقة عن خلفياتهم، التزامنا بحماية الأطفال من الإساءة.

حماية موظفينا:

يُطلب من شاغل الوظيفة أداء واجباته وفقًا لسياسة مكافحة التحرش في SCI.

الصحة والسلامة

يُطلب من شاغل الوظيفة أداء واجباته وفقًا لسياسات وإجراءات الصحة والسلامة في SCI.