موظف إداري

الوصف الوظيفي

• يتولى موظف الشؤون الإدارية مسؤولية إدارة ودعم الأنشطة اليومية لقسم الشؤون الإدارية في مكتب دمشق، وضمان التنسيق الفعال والناجح لجميع الوظائف الإدارية، بما في ذلك الإدارة العامة، وصيانة المكاتب وبيوت الضيافة، وترتيبات السفر والإقامة، وإدارة المرافق.
• يضمن هذا الدور الامتثال للسياسات الداخلية، ويدعم سلاسة العمليات في سوريا، ويساهم في بيئة عمل داعمة وفعالة.
• في حال حدوث حالة طوارئ إنسانية كبرى، يُتوقع من صاحب هذا الدور العمل خارج نطاق مهامه الاعتيادية، مع القدرة على تغيير ساعات العمل وفقًا لذلك.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. دعم السفر والإقامة:
   • تقديم الدعم في مجال إقامة الموظفين الجدد والزوار، بما في ذلك حجوزات الفنادق، ونقل المطار، وترتيبات النزلاء.
   • الاحتفاظ بسجلات عقود الإيجار، ومتابعة انتهاء صلاحيتها، وإصدار الإشعارات ذات الصلة (الإنهاء، التجديد، التسليم).
   • متابعة احتياجات الصيانة لبيوت الضيافة التابعة لـ SCI.
2. الإدارة العامة وإدارة المرافق:
   • الإشراف على الاستخدام الفعال للمساحات المكتبية وتلبية احتياجات الصيانة على الفور.
   • تنسيق ورش العمل والفعاليات وترتيبات تقديم الطعام عند الحاجة.
   • إدارة العقود والخدمات لشركات التنظيف والإشراف على أداء عمال النظافة في المكاتب وبيوت الضيافة.
   • مراقبة وتجديد القرطاسية المكتبية ولوازم المطبخ.
   • تسهيل عمليات الشراء للخدمات الإدارية والاحتفاظ بسجلات المصروفات النثرية والمدفوعات.
   • دعم تطوير وتنفيذ السياسات الإدارية، بما في ذلك تطبيق دليل الإدارة.
   • قيادة مبادرات بناء قدرات الفريق الإداري.
3. تنسيق الاستقبال والمكاتب:
   • الإشراف على منطقة الاستقبال لضمان نظافتها وتنظيمها وحسن استقبالها.
   • تقديم التوجيه لموظف الاستقبال بشأن إدارة المكالمات والضيوف والاتصالات الواردة والصادرة.
   • دعم حجوزات قاعات الاجتماعات والخدمات اللوجستية للفعاليات الداخلية.

السلوكيات (القيم العملية)

المساءلة:

• تحمل المسؤولية الذاتية عن اتخاذ القرارات، وإدارة الموارد بكفاءة، وتحقيق قيم منظمة إنقاذ الطفولة وتقديم نموذج يُحتذى به.
• تحميل الفريق والشركاء مسؤولية الوفاء بمسؤولياتهم، ومنحهم حرية الأداء بأفضل طريقة يرونها مناسبة، وتوفير التطوير اللازم لتحسين الأداء، وتطبيق العقوبات المناسبة في حال عدم تحقيق النتائج.

الطموح:

• وضع أهداف طموحة ومليئة بالتحديات لأنفسهم وفريقهم، وتحمل مسؤولية تطويرهم الشخصي وتشجيع فريقهم على القيام بالمثل.
• مشاركة رؤيتهم الشخصية لمنظمة إنقاذ الطفولة على نطاق واسع، وإشراك الآخرين وتحفيزهم.
• التوجه نحو المستقبل، والتفكير الاستراتيجي على نطاق عالمي.

التعاون:

• بناء علاقات فعّالة والحفاظ عليها مع فريق العمل والزملاء والأعضاء والشركاء والداعمين الخارجيين.
• تقدير التنوع، واعتباره مصدر قوة تنافسية.
• سهولة التواصل، وحسن الاستماع، وسهولة التحدث.

الإبداع:

• تطوير وتشجيع حلول جديدة ومبتكرة.
• الاستعداد للمخاطرة بمسؤولية.

النزاهة:

الصدق، وتشجيع الانفتاح والشفافية؛ وإظهار أعلى مستويات النزاهة.

المؤهلات المطلوبة

شهادة جامعية / شهادة في تخصص ذي صلة

الخبرة والمهارات

• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الإدارة/إدارة المكاتب.
• خبرة عملية واسعة في إدارة المكاتب الكبيرة.
• مهارات تواصل ممتازة.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية (إلزامية).
• إجادة استخدام الحاسوب (بما في ذلك معرفة عملية ببرامج مايكروسوفت أوفيس) والقدرة على البحث على الإنترنت.
• دقة عالية في التفاصيل، ومهارات تنظيمية، وحذر في التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل واستباقي.
• قدرة مثبتة على تحمل أعباء العمل الصعبة.

مسؤوليات وظيفية إضافية.

الواجبات والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يُطلب من شاغل الوظيفة القيام بمهام إضافية في حدود مهاراته وخبراته.

تكافؤ الفرص

• يُطلب من شاغل الوظيفة القيام بالمهام وفقًا لسياسات وإجراءات تكافؤ الفرص والتنوع في SCI. حماية الطفل:
• نحرص على سلامة الأطفال، لذا تعكس عملية اختيارنا، التي تتضمن تحريات دقيقة عن خلفياتهم، التزامنا بحماية الأطفال من الإساءة.

حماية موظفينا:

يُطلب من شاغل الوظيفة أداء واجباته وفقًا لسياسة مكافحة التحرش في SCI.

الصحة والسلامة

يُطلب من شاغل الوظيفة أداء واجباته وفقًا لسياسات وإجراءات الصحة والسلامة في SCI.